Checklist voor een goed georganiseerde proeflesdag
Een proeflesdag staat of valt met een helder programma en een soepel ontvangst. Leg eerst datum, ruimtes, tijden, docenten en proeflessen vast; daarna volgen inschrijvingen, publiciteit en de deelnemersindeling. In de laatste week controleer je materialen, boodschappen, dieetwensen en route-informatie. Op de dag zelf draait alles om klaarstaande lesmaterialen, duidelijke bewegwijzering en een ontvangstbalie waar deelnemers snel weten waar ze moeten zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Docenten en begeleiders bevestigen
2 personen
Ruimtes en tijden reserveren
Proeflessen beschrijven
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteit ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers indelen
2 personen
Definitief programma versturen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Route en parkeerinformatie plaatsen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Proeflesmaterialen klaarleggen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Docenten instrueren
2 personen
Aanwezigheidslijsten klaarleggen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Proeflessen begeleiden
6 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Inschrijvingen voor vervolglessen opnemen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers nabellen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenkkanaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
Sportmateriaal
- Oefenmattenaantal 20
- Pilatesballenaantal 12
- Weerstandsbandenaantal 20
- Oefenstokkenaantal 12
- Kegelsaantal 20
- Handdoekenaantal 30
Decoratie
- Naambadgesaantal 70
- Programmaflyersaantal 80
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Kantoor
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 4
- Schrijfpapieraantal 200
- Enveloppenaantal 80
Catering
- Thermoskannenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
Tips
- Plan de proeflessen in blokken en reserveer per les extra tijd voor wisselen. Reken op 10 tot 15 minuten tussen twee groepen, zodat deelnemers rustig kunnen vertrekken en de volgende groep binnenkomt.
- Verstuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin per deelnemer de starttijd, ruimte, route- en parkeerinformatie en eventuele benodigdheden.
- Maak de deelnemersindeling pas definitief nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Leg per groep een aanwezigheidslijst, klembord en pennen klaar bij de ontvangstbalie.
- Controleer de materialen per proefles afzonderlijk. Leg bijvoorbeeld oefenmatten, pilatesballen, weerstandsbanden, oefenstokken en kegels vooraf per ruimte klaar en test verlengsnoeren, stekkerdozen en speakers.
- Open de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste proefles. Gebruik het eerste uur voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, koffie en thee voorbereiden, dranken koud zetten en docenten instrueren.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een proeflesdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en docenten. Verstuur uitnodigingen en publiciteit uiterlijk 3 weken voor de proeflesdag, zodat je tijd houdt om aanmeldingen te verwerken.
- Wanneer moet ik het definitieve programma van een proeflesdag versturen?
- Stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld per deelnemer de proefles, starttijd, ruimte, route, parkeermogelijkheden en wat iemand eventueel moet meenemen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een proeflesdag op locatie klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 90 minuten vóór de eerste les voor de opbouw. Plan daarnaast 10 tot 15 minuten tussen proeflessen voor wisselen, opruimen en het ontvangen van de volgende groep.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een proeflesdag verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit en controleer de gegevens uiterlijk 5 dagen vooraf. Zo kun je boodschappen en koffie- en theeservice nog tijdig aanpassen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!