Checklist para un día de clase de prueba sin olvidos
Un día de clase de prueba necesita más coordinación que una jornada normal: hay que repartir participantes, preparar varias clases y recibir a personas que quizá no conocen el espacio. Empieza fijando la fecha, el programa y los horarios de cada sala antes de abrir las inscripciones. Después confirma docentes, reúne preferencias dietéticas y envía el programa definitivo. El día anterior, revisa materiales, compra lo que falte y deja preparada la recepción, el café y la señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a docentes y acompañantes
2 personas
Reservar espacios y horarios
Describir las clases de prueba
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colgar la publicidad
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar participantes
2 personas
Enviar programa definitivo
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Publicar la ruta y la información de aparcamiento
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar los materiales de la clase de prueba
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Instruir a los docentes
2 personas
Preparar las listas de asistencia
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Presentar el programa
Guiar las clases de prueba
6 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar inscripciones para clases de seguimiento
2 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llamar a los participantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarracant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
Material deportivo
- Colchonetas de prácticacant. 20
- Pelotas de pilatescant. 12
- Bandas de resistenciacant. 20
- Palos de prácticacant. 12
- Conoscant. 20
- Toallascant. 30
Decoración
- Credencialescant. 70
- Folletos del programacant. 80
- Señales de orientacióncant. 8
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Oficina
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Papel para escribircant. 200
- Sobrescant. 80
Catering
- Termoscant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Compras
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Consejos
- Cierra el programa antes de publicar el formulario: indica la duración, el espacio y el número máximo de participantes de cada clase para evitar cambios de última hora.
- Envía el programa definitivo al menos 48 horas antes. Incluye la ruta, el aparcamiento, la hora de llegada y cualquier material específico que deba llevar cada participante.
- Asigna a los participantes cuando termine la inscripción y prepara una lista de asistencia por clase. Lleva una copia en portapapeles y bolígrafos en el mostrador de recepción.
- Comprueba los materiales con una lista separada para cada actividad: las colchonetas, pelotas, bandas, palos y conos deben estar colocados antes de que llegue el primer grupo.
- Prepara café, té y bebidas antes de abrir las puertas. Enfría las bebidas con antelación y coloca tazas, vasos, platos y cubiertos junto a las máquinas de café y las teteras.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de clase de prueba?
- Empieza a fijar la fecha, los espacios y los docentes al menos 4 semanas antes. Abre las inscripciones cuando el programa y los horarios estén confirmados, y reserva los 2 días previos para compras, materiales y señalización.
- ¿Cuándo debo enviar el programa definitivo a los inscritos?
- Envíalo como mínimo 48 horas antes del evento. Añade la clase asignada, la hora, la ruta, la información de aparcamiento y cualquier indicación sobre ropa o materiales.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Revisa las listas de asistencia, comprueba los materiales de cada clase y reúne mesas, sillas, percheros y papeleras. También conviene dejar listas las credenciales, los folletos, los carteles de orientación y las bebidas que necesiten enfriarse.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los docentes?
- Pídeles que lleguen entre 45 y 60 minutos antes del inicio. Así puedes explicarles el programa, confirmar las listas y resolver problemas de espacio, cables, altavoces o material deportivo antes de recibir al público.
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