Journée de cours d’essai : la checklist d’organisation

Une journée de cours d’essai demande plus qu’un planning de cours. Il faut coordonner les enseignants, répartir les participants, préparer chaque espace et donner des informations simples sur l’arrivée. Cette checklist suit l’ordre utile : d’abord le programme et les inscriptions, puis le matériel, l’accueil et l’installation. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les feuilles de présence ou les rallonges pour le matériel audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
Réserver les espaces et les horaires
Décrire les cours d’essai
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Accrocher la publicité
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les participants
2 personnes
Envoyer le programme final
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Publier les informations sur l'itinéraire et le parking
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel d’essai
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Informer les enseignants
2 personnes
Préparer les feuilles de présence

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Prendre les inscriptions aux cours de suivi
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Relancer les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Matériel de sport

Tapis d'exerciceqté 20
Ballons de pilatesqté 12
Bandes de résistanceqté 20
Bâtons d’entraînementqté 12
Cônesqté 20
Serviettesqté 30

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Flyers du programmeqté 80
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Papier à écrireqté 200
Enveloppesqté 80

Catering

Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez pour chaque cours l’horaire, la durée, le niveau attendu et le nombre maximal de participants. Gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux séances pour les déplacements et l’installation.
Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription, et non la veille. Préparez une liste séparée des besoins signalés afin de pouvoir vérifier les achats avant le jour de l’événement.
Répartissez les participants dès que les inscriptions sont traitées. Envoyez le programme final au moins 48 heures avant la journée, avec les horaires, les salles, l’itinéraire et les indications de parking.
Vérifiez le matériel de chaque cours dans la salle correspondante au plus tard la veille. Comptez notamment les tapis, ballons, bandes, bâtons et cônes, puis testez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone.
Prévoyez un accueil opérationnel 30 à 45 minutes avant le premier cours. Installez les feuilles de présence, badges, stylos et flyers, puis placez les panneaux directionnels avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée de cours d’essai ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Les deux premières semaines servent à fixer le programme, confirmer les enseignants et réserver les espaces ; gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats et les vérifications.
Quand envoyer les invitations pour une journée de cours d’essai ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, dès que les cours, horaires et modalités d’inscription sont confirmés. Renvoyez le programme final au moins 48 heures avant la journée.
Combien de temps faut-il prévoir entre deux cours d’essai ?: Prévoyez au minimum 10 à 15 minutes entre deux cours. Ce délai permet de faire sortir un groupe, d’aérer ou de réinstaller la salle et de préparer le matériel du cours suivant.
Quand installer l’accueil et préparer le café pour les participants ?: Ouvrez le lieu 45 à 60 minutes avant le premier cours. Installez l’accueil, les feuilles de présence et les badges en premier, puis préparez le café, le thé et les boissons environ 30 minutes avant l’arrivée du public.

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