Proefdraaidag organiseren: een checklist die werkt
Een proefdraaidag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma op papier. Je regelt deelnemers, toegang, keuken, apparatuur en materialen in een vaste volgorde. Begin met datum en locatie, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk het tijdschema uit. In de laatste dagen controleer je reserveringen, boodschappen en techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: ruimtes controleren, tafels klaarzetten, activiteiten testen en deelnemers gericht ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst maken
Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
Activiteiten en spellen selecteren
2 personen
Reserveringen controleren
Sleutel en toegang regelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Activiteitenmateriaal klaarleggen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Keuken inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Proefactiviteiten uitvoeren
6 personen
Pauzedranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spelmateriaal wisselen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Diner uitserveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 35
- Klaptafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 45
- Opscheplepelsaantal 4
Keuken
- Grote kookpannenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 20
- Touwenaantal 10
- zachte ballenaantal 8
- Blinddoekenaantal 10
- Hoepelsaantal 6
- Stopwatchaantal 3
Decoratie
- Vlaggetjeslijnenaantal 4
- Naamstickersaantal 40
- Stiftenaantal 12
- Flip-overblokkenaantal 2
- Plakbandrollenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 3
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaaksponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Brandblusser
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk een week vooraf een deelnemerslijst met aanmeldingen en dieetwensen. Zo kun je porties, servies en de indeling van de keuken aanpassen voordat je boodschappen doet.
- Plan een aparte materiaalcontrole voor de activiteiten. Test de Bluetoothspeaker en stopwatch en leg pionnen, touwen, zachte ballen, blinddoeken en hoepels per onderdeel bij elkaar.
- Controleer de toegang minimaal 2 dagen vooraf. Leg vast wie de sleutel heeft, hoe laat de locatie open kan en waar tafels, stoelen, klaptafels en kapstokken staan.
- Zet dranken enkele uren voor de start koud en richt de keuken in voordat de deelnemers komen. Controleer daarbij koelboxen, waterkokers, koffiezetapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Houd op de dag zelf minstens 30 minuten tussen het openen van de locatie en de ontvangst van deelnemers. Gebruik die tijd voor ruimtes, techniek, tafels, activiteitenmateriaal en het programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een proefdraaidag organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de proefdraaidag, zodat je dieetwensen en materialen kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een proefdraaidag op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 tot 90 minuten voor openen, ruimtes controleren, tafels en stoelen opstellen, keuken inrichten en activiteitenmateriaal klaarleggen. Plan daarnaast 30 minuten speling voordat de eerste deelnemers arriveren.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een proefdraaidag verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer de lijst opnieuw 7 dagen voor de start. Geef de definitieve aantallen uiterlijk 3 dagen vooraf door aan degene die de hapjes of maaltijden voorbereidt.
- Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?
- Controleer bij het openen eerst toegang, ruimtes en stroompunten. Test daarna apparatuur zoals koffiezetapparaten, waterkokers en de Bluetoothspeaker voordat je de tafels, materialen en hapjes definitief klaarzet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!