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Probelauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Probelauf braucht mehr als einen groben Zeitplan. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen, Aktivitäten vorbereiten und sicherstellen, dass Räume, Technik und Material am Veranstaltungstag funktionieren. Plane zuerst Datum, Ort und Programm, danach Einkauf, Reservierungen und Zugang. Kurz vor Beginn folgen Aufbau, Kücheneinrichtung, Getränkekühlung und ein Test der Aktivitäten. Diese Checkliste ordnet die 41 Aufgaben und 42 benötigten Gegenstände nach dem tatsächlichen Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Programm und Zeitplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Aktivitäten und Spiele auswählen

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Material für Aktivitäten bereitlegen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Küche einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Probeaktivitäten durchführen

    6 Personen

  • Pausengetränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Spielmaterial austauschen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    5 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • KlappischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 45
  • ServierlöffelAnz. 4

Küche

  • Große KochtöpfeAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Sportmaterial

  • KegelAnz. 20
  • SeileAnz. 10
  • weiche BälleAnz. 8
  • AugenbindenAnz. 10
  • ReifenAnz. 6
  • StoppuhrAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 4
  • NamensaufkleberAnz. 40
  • StifteAnz. 12
  • Flipchart-BlöckeAnz. 2
  • KlebebandrollenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 3
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungsschwämmeAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 10
  • AbfallbehälterAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Feuerlöscher

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort, bevor du Einladungen verschickst. So vermeidest du Nachträge bei Anmeldungen, Reservierungen und der Teilnehmerliste.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe die Liste spätestens 3 Tage vor dem Probelauf. Plane die Mengen für Snacks und Getränke erst danach endgültig.
  • Teste Lautsprecher, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel mindestens 1 Tag vorher. Ein Funktionstest vor Ort zeigt zusätzlich, ob Steckdosen und Kabellängen ausreichen.
  • Lege Material für die Aktivitäten getrennt bereit: Kegel, Seile, weiche Bälle, Augenbinden, Reifen und Stoppuhr. So verlierst du beim Wechsel zwischen den Probeaktivitäten keine Zeit.
  • Öffne die Location etwa 60 Minuten vor dem Empfang. Kontrolliere Räume, Tische, Stühle, Küche und Zugang und stelle Namensaufkleber, Stifte sowie Flipchart-Blöcke griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Probelauf planen?
Beginne mindestens 2 bis 3 Wochen vorher mit Datum, Ort, Einladungen und Reservierungen. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 Tage vor dem Termin abschließen.
Was muss ich am Tag vor dem Probelauf vorbereiten?
Prüfe Einkaufsliste, Material, Wettervorhersage und Technik am Vortag. Stelle außerdem Getränke kalt und lege Küchen- sowie Aktivitätsmaterial so zusammen, dass es beim Aufbau schnell erreichbar ist.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Probelauf?
Plane mindestens 60 Minuten für das Öffnen der Location, die Raumkontrolle, Tische und Stühle, Küche, Dekoration und Technik ein. Bei mehreren Räumen oder vielen Aktivitäten sind 90 Minuten realistischer.
Wann soll ich die Aktivitäten testen?
Führe die Probeaktivitäten nach dem Aufbau und vor dem Empfang durch, idealerweise 30 bis 45 Minuten vor Beginn. So kannst du Reihenfolge, Material und Zeitplan noch anpassen.

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