LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Proefdag organiseren: checklist en planning

Een proefdag valt of staat met een duidelijke volgorde: eerst deelnemers en dieetwensen, daarna het menu en de bestellingen, en pas op het laatst de opstelling en proefporties. Verzamel allergeneninformatie voordat je de proefvolgorde en menukaarten definitief maakt. Controleer leveringen en versproducten uiterlijk de dag ervoor. Op de dag zelf moeten koelingen, proefstations, naamkaartjes en porties klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Proefmenu vaststellen

    2 personen

  • Proefproducten bestellen

  • Leveringen bevestigen

  • Deelnemerslijst controleren

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Allergeneninformatie verzamelen

    2 personen

  • Proefvolgorde bepalen

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

  • Menukaarten printen

  • Allergenenkaarten printen

  • Boodschappen ophalen

    2 personen

  • Verse producten inkopen

    2 personen

  • Koelproducten opslaan

    2 personen

  • Proefmateriaal controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Proefstations inrichten

    4 personen

  • Servies en bestek klaarleggen

    2 personen

  • Koelingen vullen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Proefporties klaarzetten

    4 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Geluid en verlichting testen

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Proefrondes begeleiden

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

  • Laatste gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Ongeopende producten sorteren

    2 personen

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Proefstations schoonmaken

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 55
  • Buffettafelsaantal 4
  • Ontvangsttafel
  • Tafelkledenaantal 12

Servies

  • Proefglazenaantal 120
  • Waterglazenaantal 60
  • Bordenaantal 80
  • Kommetjesaantal 60
  • Besteksetsaantal 70
  • Serveerplankenaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelkastenaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 6
  • Koks­messenaantal 6
  • Bluetoothspeaker

Keuken

  • Maatbekersaantal 4
  • Mengkommenaantal 6
  • Opscheplepelsaantal 10
  • Serveertangenaantal 8
  • Keukenweegschaal
  • Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

  • Menukaartenhoudersaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 60
  • Allergenenkaartenaantal 20
  • Tafelnummersaantal 12

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 4
  • Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Afwasteiltjesaantal 3
  • Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de proefdag. Bevestig daarna de aanmeldingen en controleer opnieuw de dieetwensen en allergeneninformatie, zodat je geen portie of kaartje mist.
  • Bepaal de proefvolgorde vóór je menukaarten en allergenenkaarten print. Nummer de proefstations en leg per station de juiste proefglazen, serveerschalen en serveertangen klaar.
  • Plan verse producten en koelproducten niet op hetzelfde moment als houdbare boodschappen. Haal verse producten zo laat mogelijk op en zet koelproducten direct in een koelkast of koelbox.
  • Zet dranken ruim vóór ontvangst koud en bereid koffie en thee apart voor. Reken per deelnemer op een waterglas én een proefglas per proefronde, plus enkele extra glazen voor breuk of verwisseling.
  • Maak de proefporties pas klaar nadat het proefmateriaal, de tafels en de koelingen zijn gecontroleerd. Leg naamkaartjes, tafelnummers en menukaarten op de ontvangsttafel, zodat deelnemers direct weten waar ze moeten beginnen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een proefdag versturen?
Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef deelnemers minimaal 7 dagen om zich aan te melden en hun dieetwensen of allergieën door te geven.
Wanneer moet ik het proefmenu vaststellen?
Stel het proefmenu uiterlijk 2 weken voor de proefdag vast. Bestel proefproducten daarna direct en bevestig de leveringen uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een proefdag klaar te zetten?
Reserveer op de dag zelf minimaal 3 uur voor tafels, proefstations, koelingen, servies en porties. Controleer het materiaal de avond ervoor, zodat je alleen nog verse producten en dranken hoeft klaar te zetten.
Wanneer moet ik allergenenkaarten en menukaarten printen?
Print beide soorten kaarten pas nadat het menu, de proefvolgorde en de deelnemersgegevens definitief zijn. Doe dat bij voorkeur 1 dag vooraf en houd extra exemplaren achter de hand.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!