Checklist para organizar un Día de prueba sin imprevistos
Organizar un Día de prueba requiere coordinar participantes, productos y varias estaciones de degustación. Esta checklist reúne las gestiones en el orden en que conviene hacerlas: desde las inscripciones y el menú hasta la compra, el montaje y el servicio. Reserva tiempo para confirmar alergias, enfriar bebidas y preparar las porciones, porque son detalles que suelen quedar para el último momento. También encontrarás el material necesario para que cada participante tenga sitio, vajilla y la información correcta delante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el menú de degustación
2 personas
Pedir productos de degustación
Confirmar entregas
Comprobar la lista de participantes
Confirmar inscripciones
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
Definir el orden de la degustación
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir menús
Imprimir tarjetas de alérgenos
Recoger la compra
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Comprobar el material de prueba
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar estaciones de degustación
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Disponer las porciones de prueba
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar sonido e iluminación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar las rondas de prueba
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
Clasificar productos sin abrir
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar los puestos de prueba
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Vasos de degustacióncant. 120
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Tablas para servircant. 12
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Altavoz Bluetooth
Cocina
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 10
- Pinzas de servircant. 8
- Balanza de cocina
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Portamenúscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Números de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubetas para lavarcant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes ajustar el menú, reunir la información sobre alérgenos y pedir las cantidades correctas.
- Define el orden de la degustación antes de imprimir los menús y las tarjetas de alérgenos. Si hay varias estaciones, numéralas y coloca la información en cada mesa para evitar confusiones.
- Confirma las entregas y recoge la compra con tiempo suficiente para revisar los productos. Guarda inmediatamente los alimentos refrigerados y compra los productos frescos lo más cerca posible del día de la prueba.
- Monta las mesas, sillas y estaciones antes de disponer las porciones. Deja preparada la vajilla, los cubiertos, los vasos de degustación y los vasos para agua para no interrumpir el servicio.
- Enfría las bebidas y rellena las neveras antes de recibir al grupo. Prepara también los aperitivos, el café y el té con antelación, dejando las porciones de prueba para el último tramo del montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día de prueba?
- Envíalas entre 10 y 14 días antes para que los invitados puedan responder. Cierra la lista de participantes aproximadamente 7 días antes y confirma las inscripciones después.
- ¿Cuándo debo recoger las alergias y preferencias alimentarias?
- Pídelas en el momento de la inscripción y fija una fecha límite de 7 días antes. Usa esa información para revisar el menú y preparar las tarjetas de alérgenos antes de imprimirlas.
- ¿Cuándo se deben comprar los productos para la degustación?
- Pide los productos de degustación después de cerrar el menú y confirmar el número de participantes. Compra los productos frescos entre 1 y 2 días antes; revisa las entregas en cuanto lleguen.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar una degustación?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Monta primero las mesas y estaciones, prepara la vajilla y las bebidas después, y dispone las porciones de prueba al final.
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