Checklist pour organiser une journée d’essai
Une journée d’essai demande plus qu’un menu et quelques tables. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les allergies, commander les produits, préparer les portions et installer les postes de dégustation dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les 43 tâches et les 36 fournitures du plan, de l’invitation au café servi le jour J. Elle vous aide surtout à repérer les détails souvent oubliés : cartes d’allergènes, badges, chaîne du froid et matériel de démonstration.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le menu dégustation
2 personnes
Commander les produits de dégustation
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des participants
Confirmer les inscriptions
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les menus
Imprimer les cartes des allergènes
Récupérer les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier le matériel de démonstration
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les tours d’essai
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
Trier les produits non ouverts
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les stations de dégustation
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 4
- Table d’accueil
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Verres de dégustationqté 120
- Verres à eauqté 60
- Assiettesqté 80
- Petits bolsqté 60
- Couvertsqté 70
- Planches de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Enceinte Bluetooth
Cuisine
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 6
- Louchesqté 10
- Pinces de serviceqté 8
- Balance de cuisine
- Papier aluminiumqté 2
Décoration
- Présentoirs à menusqté 12
- Badges nominatifsqté 60
- Cartes allergènesqté 20
- Numéros de tableqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant la journée d’essai. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter les portions.
- Préparez les informations sur les allergènes avant d’imprimer les menus. Prévoyez une carte visible pour chaque proposition et gardez la liste complète à la table d’accueil.
- Organisez les produits en deux groupes : produits réfrigérés à stocker dès leur réception et produits frais à acheter peu avant l’événement. Vérifiez les livraisons au moins 48 heures à l’avance.
- Installez les stands de dégustation avant l’arrivée des participants, avec verres, assiettes, couverts, pinces et plateaux déjà répartis. Gardez les portions au frais jusqu’au moment prévu dans l’ordre des essais.
- Préparez les boissons, le café et le thé avant l’ouverture, puis remplissez les réfrigérateurs et les glacières. Les boissons oubliées ou mises au frais trop tard sont difficiles à rattraper pendant les dégustations.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une journée d’essai ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Combien de temps avant une journée d’essai faut-il confirmer les livraisons ?
- Vérifiez les commandes et confirmez chaque livraison au moins 48 heures avant. Contrôlez ensuite les produits reçus dès leur arrivée, surtout ceux qui doivent être réfrigérés.
- Quand préparer les portions de dégustation ?
- Préparez les portions le jour même lorsque c’est possible, après avoir défini l’ordre des essais. Les produits sensibles doivent rester au frais jusqu’à leur présentation, généralement moins de 2 heures à température ambiante.
- Que faut-il prévoir pour les allergies lors d’une journée d’essai ?
- Recueillez les besoins alimentaires avant de finaliser le menu, idéalement 7 jours avant l’événement. Préparez ensuite les cartes d’allergènes et vérifiez chaque produit avant de servir les portions.
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