Wat heb je nodig voor een productconferentie?

Een productconferentie vraagt om meer dan een laptop en een beamer. Je hebt techniek nodig die bij elke presentatie werkt, zitplaatsen voor alle deelnemers en een registratiebalie die vóór de eerste spreker klaarstaat. Ook glazen, kopjes, servies en buffetmateriaal worden snel vergeten, vooral wanneer catering op locatie wordt opgebouwd. Gebruik deze boodschappenlijst naast je programma en controleer alle materialen uiterlijk één dag vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 115
Klaptafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Podiumelementenaantal 4
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselthermometersaantal 2

Decoratie

Logo-bannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelnummersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Tafelkledenaantal 14
Pennenbakjesaantal 14

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Zwarte thee - 6 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Decaf koffie - 1 kilogram
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pils - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Aardbeienjam - 4 potten
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Hamplakken - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Avocadospread - 1 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Krieltjes - 8 kilogram
- Gegrilde groenten - 6 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Zalmfilet - 5 kilogram
- Rijst - 5 kilogram
- Pasta - 4 kilogram
- Tomatensaus - 6 liter
- Pesto - 2 kilogram
- Parmezaanse kaas - 1 kilogram
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Knoflooksaus - 1 liter
- Balsamico-dressing - 2 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Mini-desserts - 120 stuks
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Notenmix - 3 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 3 kilogram
- Zoute koekjes - 8 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Papieren bordjes - 150 stuks
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Handzeep - 4 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen

Tips

Plan per presentatie minimaal één laptop, de juiste HDMI-adapter en een reserve-HDMI-kabel. Test de volledige combinatie met de beamer en het projectiescherm vóór de conferentiedag.
Leg voor elke spreker een draadloze microfoon klaar en houd minstens één extra microfoonstandaard beschikbaar. Controleer de batterijen en het mengpaneel tijdens de techniektest.
Zet de registratiebalie ten minste 60 minuten vóór de inloop op. Leg daar de badges, het programma en de verzamelde naamkaartgegevens in een vaste volgorde klaar.
Tel de congresstoelen per bevestigde deelnemer en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Voor 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 stoelen, exclusief stoelen voor sprekers en organisatoren.
Stem servies en glazen af op het cateringmoment: reken per deelnemer minimaal één waterglas, één koffiekopje en één complete bestekset. Voeg voor een diner minstens één dinerbord en dessertbord per persoon toe.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een productconferentie?: Reken naast stoelen, tafels en registratiebenodigdheden op een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en adapters. Voor sprekers zijn microfoons, luidsprekers, een mengpaneel en een presentatieklikker nodig. Servies en buffetmateriaal horen erbij zodra je koffie, lunch of diner serveert.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een productconferentie?: Neem één congresstoel per bevestigde deelnemer en tel 5 tot 10 procent reserve. Bij 100 deelnemers kom je uit op 105 tot 110 stoelen, plus eventuele stoelen voor sprekers en het organisatieteam.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een conferentie?: Voor een presentatie met één spreker volstaat meestal één draadloze microfoon. Voor panelgesprekken heb je één microfoon per deelnemer nodig, plus minimaal één reserve-exemplaar of microfoonstandaard.
Wanneer moet ik de techniek voor een productconferentie testen?: Test de techniek uiterlijk één dag vóór de conferentie en herhaal de controle op de dag zelf voordat de registratie opent. Controleer per presentatie de laptop, beamer, adapters, kabels, audio en presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.