Que faut-il prévoir pour une conférence produit ?

Pour une conférence produit, les achats ne se limitent pas au café et aux viennoiseries. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la présentation sur scène, les pauses, le déjeuner et la circulation dans le lieu. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les consommables à acheter ou à récupérer. Adapte les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les intervenants et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 115
Tables pliantesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Éléments de scèneqté 4
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couverts de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermomètres alimentairesqté 2

Décoration

Bannières logoqté 4
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Brochures du programmeqté 120
Nappesqté 14
Pots à stylosqté 14

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 6 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture de fraises - 4 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Tranches de jambon - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Tartinade à l’avocat - 1 kilogramme
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Pommes de terre grenailles - 8 kilogrammes
- Légumes grillés - 6 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Filet de saumon - 5 kilogrammes
- Riz - 5 kilogrammes
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Sauce tomate - 6 litres
- Pesto - 2 kilogrammes
- Parmesan - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l'ail - 1 litre
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Mini-desserts - 120 pièces
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 3 kilogrammes
- Biscuits salés - 8 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévois une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Pour une salle de 100 personnes, installe donc environ 105 à 110 chaises.
Pour l’accueil, compte au moins deux tables d’inscription si tu attends plus de 80 personnes. Prépare aussi les badges et le programme avant le jour J, idéalement la veille.
Vérifie la compatibilité entre l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles HDMI au moins 48 heures avant la conférence. Garde plusieurs adaptateurs HDMI disponibles, car les intervenants n’auront pas tous la même connectique.
Pour une pause de 100 personnes, prévois au minimum 110 verres à eau, tasses à café, assiettes et jeux de couverts. Ajoute une marge de 10 % pour les remplacements et les boissons renversées.
Ne découvre pas le jour même qu’il manque une rallonge ou une multiprise près de la scène. Prépare les branchements avec du ruban gaffer et teste les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le cliqueur pendant la répétition technique.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une conférence produit ?: Prévois une chaise par personne inscrite, puis ajoute 5 à 10 % de marge. Pour 100 participants, cela représente 105 à 110 chaises.
Combien de verres et de tasses faut-il pour 100 personnes ?: Compte au moins 110 verres à eau et 110 tasses à café pour 100 participants. Une marge de 10 % évite de manquer de vaisselle pendant les pauses.
Quand tester le matériel audiovisuel d’une conférence ?: Fais un premier contrôle au moins 48 heures avant l’événement, puis un test complet dans la salle le jour précédent. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, les câbles, les adaptateurs, les microphones et le son.
Quand préparer les badges et le programme ?: Finalise les données des participants au moins 3 jours avant la conférence et imprime les badges ainsi que les programmes la veille. Prévois quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

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