Qué necesitas para una conferencia de producto

Una conferencia de producto necesita más que una sala y una presentación. Esta lista reúne el material para el registro, el escenario, las ponencias, el catering y las pausas de café. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade margen para ponentes, personal y sustituciones. Comprueba cables, adaptadores y micrófonos antes del día del evento: son los elementos que más suelen faltar o fallar a última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 115
Mesas plegablescant. 14
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Elementos del escenariocant. 4
Taburetescant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termómetros para alimentoscant. 2

Decoración

Banners con el logocant. 4
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Números de mesacant. 14
Arreglos floralescant. 8
Señales de rutacant. 8
Bolígrafoscant. 120
Bloc de notascant. 120
Programascant. 120
Mantelescant. 14
Portalápicescant. 14

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 8
Lámparas de bateríacant. 6

Limpieza

Escobas de manocant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Papeleracant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Café descafeinado - 1 kilogramo
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Bitter lemon - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini panecillos - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Lonchas de queso - 3 kilogramo
- Lonchas de jamón - 2 kilos
- Hummus - 2 kilogramos
- Pasta de aguacate - 1 kilogramo
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates - 3 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Patatas pequeñas - 8 kilogram
- Verduras a la parrilla - 6 kilogram
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Filete de salmón - 5 kilogram
- Arroz - 5 kilogramo
- Pasta - 4 kilogramos
- Salsa de tomate - 6 litros
- Pesto - 2 kilogram
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de ajo - 1 liter
- Aliño balsámico - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Mini postres - 120 unidades
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Galletas saladas - 8 paquetes
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Palillos para cóctel - 2 cajas
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Prepara una acreditación y un programa para cada asistente inscrito, más un 5-10 % adicional. Para 100 personas, imprime entre 105 y 110 unidades y guarda algunas en el mostrador de registro.
Calcula dos vasos de agua por persona durante la jornada y coloca vasos también en la mesa de oradores. Para 100 asistentes, prepara al menos 200 vasos, además de una reserva.
Lleva como mínimo un adaptador HDMI compatible con cada tipo de portátil previsto y dos cables HDMI de repuesto. Comprueba las presentaciones en el equipo que se utilizará antes de abrir el registro.
Para el escenario, cuenta con un micrófono inalámbrico por ponente que hable al mismo tiempo y añade uno de reserva. Prueba el alcance, las pilas y el sonido durante la prueba técnica, no justo antes de empezar.
Separa el material del catering del equipo audiovisual y etiqueta cables, regletas y adaptadores. Reserva entre 30 y 45 minutos para revisar la sala, montar el registro y colocar las señales de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para una conferencia de producto?: Calcula dos vasos de agua por asistente para una jornada con pausas y añade un 10 % de margen. Para 100 personas, prepara al menos 220 vasos; necesitarás más si también sirves café o vino.
¿Cuánto material audiovisual hace falta para una conferencia de 100 personas?: Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, dos cables HDMI y al menos dos adaptadores HDMI compatibles. Añade un clic de presentación, una mesa de mezclas, altavoces y un micrófono por ponente simultáneo, más uno de reserva.
¿Cuándo debo imprimir las acreditaciones y el programa?: Cierra la lista de asistentes entre 3 y 5 días antes y entonces imprime las acreditaciones y el programa. Añade un 5-10 % extra para inscripciones tardías, errores o cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo necesito para montar la sala?: Reserva entre 60 y 90 minutos para colocar sillas, mesas, escenario, mesa de oradores y registro. Programa además una prueba técnica de 30 minutos como mínimo antes de que lleguen los asistentes.

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