Checklist voor een goed georganiseerde prijsuitreiking

Een prijsuitreiking vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen en een presentator regelen. Je moet genomineerden en juryleden op tijd vastleggen, oorkondes controleren en ondertekenen, en het programma zo uitwerken dat iedere winnaar soepel aan bod komt. Plan daarnaast catering, naamkaartjes en techniek op elkaar af. Met deze checklist zie je wat eerst moet, wat je kort voor de avond controleert en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Juryleden bevestigen
Genomineerden verzamelen
2 personen
Winnaars en categorieën vastleggen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Prijzen controleren
2 personen
Oorkondes controleren
2 personen
Oorkondes ondertekenen
2 personen
Presentatieteksten schrijven
2 personen
Muziek voor programma selecteren
Presentator instrueren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Prijstafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Briefing medewerkers geven
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening aankondigen
Genomineerden introduceren
Prijzen uitreiken
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dessert serveren
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Prijzen en documenten veiligstellen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Categoriabordenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 70

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Catering

Oorkondesaantal 20
Trofeeënaantal 20
Prijzenveloppenaantal 20
Presentatiemappenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vast. Reserveer in dezelfde periode ook de catering en fotograaf, zodat de avond niet afhankelijk wordt van last-minute beschikbaarheid.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de prijsuitreiking en verwerk ze direct in de cateringbestelling. Stuur daarna een herinnering aan de gasten, zodat ontbrekende aanmeldingen niet pas op de dag zelf opvallen.
Controleer prijzen en oorkondes minimaal 1 week vooraf op namen, categorieën en aantallen. Laat de oorkondes daarna ondertekenen; dat is een detail dat vaak blijft liggen tot vlak voor de uitreiking.
Schrijf presentatieteksten en selecteer de programmamuziek minstens 3 dagen vooraf. Instrueer de presentator met de definitieve volgorde en spreek af wie wijzigingen of ontbrekende winnaars opvangt.
Test microfoon, luidsprekers, laptop en presentatiescherm op locatie voordat de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer tijdens het openen van de locatie ook stoelen, tafels, garderobe en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een prijsuitreiking organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan is er tijd om de locatie, catering, fotograaf en juryleden te regelen en de genomineerden en categorieën zorgvuldig vast te leggen. Plan de definitieve controle van prijzen en oorkondes in de laatste week.
Wat moet je regelen voor de catering van een prijsuitreiking?: Leg eerst vast of je drankjes, hapjes, koffie en een maaltijd serveert. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en zorg dat dranken tijdig kunnen koelen; controleer ook of je genoeg glazen, borden, bestek, serveerschalen en warmhoudbakken hebt.
Wanneer moet je de oorkondes voor een prijsuitreiking maken?: Controleer de oorkondes minimaal 1 week vooraf, nadat de winnaars en categorieën definitief zijn. Laat ze daarna ondertekenen en bewaar een extra exemplaar of printbestand voor het geval een naam of categorie nog wordt gewijzigd.
Hoe test je de techniek voor een prijsuitreiking?: Doe uiterlijk op de dag zelf een volledige test met de draadloze microfoon, luidsprekers, laptop en presentatiescherm. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen en test de presentaties in de volgorde waarin ze tijdens het programma worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.