Preisverleihung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm, Kategorien und Gewinner früh fest. Für Präsentationstexte, Moderation und Musik bleiben sonst oft nur wenige Tage, obwohl diese Elemente den Ablauf unmittelbar bestimmen.
• Bestätige die Jurymitglieder vor dem Versand der Einladungen. So kannst du Nominierte und Auszeichnungen korrekt ankündigen und vermeidest Änderungen kurz vor der Preisverleihung.
• Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und gib die endgültige Gästezahl spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter. Plane außerdem Getränke zum Kühlen ein.
• Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der Moderation. Prüfe dabei auch Mikrofonständer und Verlängerungskabel am tatsächlichen Aufstellort.
• Kontrolliere Urkunden, Preise und Namensschilder am Vortag. Unterschriebene Urkunden, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks gehören zu den Dingen, die am Veranstaltungstag nur schwer nachgeholt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Jury, Kategorien und Nominierte sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen rechtzeitig verschickt werden können.

Wann verschickt man Einladungen für eine Preisverleihung?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin und sende anschließend eine Erinnerung an Gäste ohne Antwort.

Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einer Preisverleihung?

Plane mindestens 60 Minuten für Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm ein. Öffne die Location dafür spätestens 90 Minuten vor Beginn, damit bei einem Kabel- oder Tonproblem noch Zeit für eine Lösung bleibt.

Wann müssen Urkunden und Preise fertig sein?

Prüfe Preise und Urkunden 7 Tage vorher und lasse die Urkunden spätestens 2 bis 3 Tage vor der Preisverleihung unterschreiben. Lege anschließend jede Auszeichnung in der Reihenfolge des Programms bereit.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst