Organiser une remise des prix sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez la date et le programme avant de contacter le lieu, le traiteur et le photographe. Gardez une version minutée du déroulé pour que l’animateur sache combien de temps consacrer à chaque catégorie.
• Finalisez la liste des nommés et des catégories avant d’imprimer les invitations et les badges. Prévoyez une dernière vérification des gagnants, des prix et des diplômes au moins 48 heures avant la cérémonie.
• Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez un rappel aux invités quelques jours avant l’événement. Le traiteur doit recevoir le nombre définitif de repas et les restrictions suffisamment tôt pour adapter le service.
• Testez le micro sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’écran, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des portes. Faites le test depuis la zone où parlera l’animateur, pas seulement depuis la table technique.
• Refroidissez les boissons à l’avance et préparez séparément le buffet, le café et les en-cas. Vérifiez aussi les verres, assiettes, couverts, carafes, thermos et poubelles avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une remise des prix ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la cérémonie. Ce délai permet de réserver le lieu et le traiteur, confirmer les jurés, réunir les nommés et préparer les invitations sans travailler dans l’urgence.

Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?

Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, puis traitez les inscriptions au fil de l’eau. Un rappel 7 jours avant permet de confirmer les présents et de récupérer les dernières informations alimentaires.

Quand vérifier les prix et les diplômes ?

Faites une première vérification une semaine avant la remise des prix, puis un contrôle final 48 heures avant. Les certificats doivent être signés et classés dans l’ordre de passage avant l’ouverture du lieu.

Quand tester la technique le jour d’une remise des prix ?

Prévoyez le test du micro, des haut-parleurs, de l’ordinateur et de l’écran au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Gardez ensuite 30 minutes de marge pour remplacer un câble, déplacer un haut-parleur ou corriger une présentation.

Des plans du même genre

• Action crêpes : que faut-il acheter et préparer ?
• La liste de courses pour votre action de sponsoring
• Action soupe : que faut-il acheter et préparer ?
• Anniversaire à vélo : que faut-il prévoir ?