Checklist voor een goed georganiseerde presentatieworkshop
Een presentatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentator en een presentatie. Je regelt eerst datum, locatie en deelnemers, daarna werk je programma, werkbladen en oefenopdrachten uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, catering en alle presentatiebestanden. Op de dag zelf moeten tafels, stoelen, registratie en techniek klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Met deze checklist houd je de volgorde en de praktische details bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopdatum vastleggen
Locatie reserveren
Ruimtecapaciteit controleren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelname bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Presentator bevestigen
Programma definitief maken
Presentatiebestanden verzamelen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Oefenopdrachten selecteren
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Werkbladen klaarleggen
2 personen
Ruimte openen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naambadges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshop openen
Presentatietheorie geven
Pauzesnacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Presentatieoefeningen begeleiden
2 personen
Feedbackrondes begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
Certificaten uitdelen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Registratietafel
- Sprekersstoel
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Presentatieklikker
- Flip-overstandaardaantal 2
- Flip-overblokkenaantal 4
- Wisbord
- Wisbordstiftenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Glazenaantal 40
- Bordenaantal 35
- Besteksetsaantal 35
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerplateausaantal 6
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Naamkaarthoudersaantal 30
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Pijlenbordjesaantal 6
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem
- Blik en veger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Werkbladenaantal 35
- Notitieblokkenaantal 35
- Pennenaantal 40
- Naambadgesaantal 35
- Certificatenaantal 30
- Boodschappen
Tips
- Leg de presentatietechniek uiterlijk een dag vooraf vast: controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, stekkerdozen en verlengsnoeren samen met de definitieve presentatie.
- Plan het programma in blokken en test elke oefenopdracht met de beschikbare werkbladen. Zo zie je vooraf hoeveel tijd deelnemers nodig hebben en of er extra materialen klaargelegd moeten worden.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop en verwerk dieetwensen meteen in de cateringbestelling. Print daarna de deelnemerslijst en maak voor iedere deelnemer een naambadge.
- Open de ruimte ruim vóór de start en zet eerst tafels, stoelen en de registratietafel klaar. Leg werkbladen en materialen per tafel neer, zodat de workshop niet begint met uitdelen en zoeken.
- Controleer vóór binnenkomst van de groep ook het geluid: test de draagbare speaker en draadloze microfoon apart van de beeldpresentatie. Zet daarnaast flip-overblokken, wisbord en stiften op een vaste plek voor oefeningen en vragen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een presentatieworkshop organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de techniek voor een presentatieworkshop testen?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de controle op de workshopdag. Trek hiervoor minimaal 30 minuten uit, inclusief het aansluiten van beamer, scherm, laptop, kabels, adapter en audio.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de workshopruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten vóór de start voor tafels, stoelen, registratie, materialen en catering. Plan nog 15 tot 30 minuten extra als je ook de presentatie en microfoon opnieuw moet testen.
- Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?
- Vraag dieetwensen uit zodra iemand zich aanmeldt en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer de aantallen nog één keer 1 tot 2 werkdagen voor de workshop, omdat afmeldingen en late bevestigingen kunnen wijzigen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!