Präsentationsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Präsentationsworkshop müssen Raum, Technik und Übungsmaterialien am selben Tag zuverlässig zusammenspielen. Lege zuerst Termin, Kapazität und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Präsentationsdateien, Arbeitsblätter und Catering. In den letzten 24 Stunden zählt vor allem ein Techniktest mit Laptop, Beamer, HDMI-Adaptern, Mikrofon und Präsentationsklicker – genau diese Kleinteile fehlen sonst häufig.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopdatum festlegen
Location reservieren
Raumkapazität prüfen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Teilnahme bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Moderator bestätigen
Programm finalisieren
Präsentationsdateien zusammentragen
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
Übungsaufgaben auswählen
Catering bestellen
Technik testen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
Raum öffnen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Präsentation testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Workshop eröffnen
Vortrag zur Präsentation halten
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Präsentationsübungen begleiten
2 Personen
Feedbackrunden anleiten
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
Abschlusspräsentationen begleiten
2 Personen
Zertifikate verteilen
Abschluss organisieren
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- Registrierungstisch
- Rednerpult
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
- FlipchartständerAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierplattenAnz. 6
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 30
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- PfeilschilderAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- ArbeitsblätterAnz. 35
- NotizblöckeAnz. 35
- StifteAnz. 40
- NamensschilderAnz. 35
- ZertifikateAnz. 30
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Raumkapazität spätestens vor dem Versand der Einladungen und plane zusätzlich Platz für Registrierungstisch, Arbeitsplatten und Bewegungsfläche ein. So stimmen Zusagen und tatsächliche Sitzordnung überein.
- Fordere Präsentationsdateien mindestens 48 Stunden vor dem Workshop an und öffne jede Datei einmal auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch Schriftarten, Videos und das Seitenverhältnis des Beamers.
- Bereite Arbeitsblätter und Übungsaufgaben nach dem finalen Programm vor und lege pro Teilnehmendem ein vollständiges Set zurück. Zusätzliche Exemplare für etwa 10 Prozent der Gruppe verhindern Engpässe bei kurzfristigen Zusagen.
- Teste die komplette Präsentation spätestens am Vortag im Raum: Laptop anschließen, HDMI-Kabel und Adapter wechseln, Ton prüfen und einmal mit dem Präsentationsklicker durch die Folien gehen. Ein Ersatzkabel gehört griffbereit an den Technikplatz.
- Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr vor dem Einlass bereit und erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung. Beschrifte Namensschilder und drucke die Teilnehmerliste am Tag vorher aus, statt diese Aufgaben erst beim Aufbau zu erledigen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Präsentationsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Moderator. Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Workshop und bestätige die Teilnahme spätestens 7 Tage vorher.
- Wann sollte die Technik für einen Präsentationsworkshop getestet werden?
- Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher im echten Raum durch. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten für Aufbau, Anschluss und einen kurzen Probelauf ein.
- Wie viele Arbeitsblätter brauche ich für einen Präsentationsworkshop?
- Bereite für jede angemeldete Person ein komplettes Set vor und lege 10 Prozent Reserve dazu. Bei 20 Teilnehmenden sind das 22 Sets, damit auch eine kurzfristige Anmeldung oder ein beschädigtes Blatt abgedeckt ist.
- Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche klären?
- Frage Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung ab und gib die endgültige Anzahl mindestens 5 Werktage vor dem Workshop an den Caterer weiter. Bestelle Getränke und Geschirr für die bestätigte Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
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