Checklist pour organiser un atelier de présentation

Un atelier de présentation se prépare en plusieurs étapes : fixer la date, réserver une salle adaptée, gérer les inscriptions, puis finaliser le contenu et la logistique. Prévoyez un suivi séparé pour le programme, les fichiers de présentation, les exercices et les feuilles de travail. Les derniers contrôles concernent surtout la technique, l’installation de la salle et l’accueil. Cette checklist rassemble 51 tâches et 49 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l’atelier
Réserver le lieu
Vérifier la capacité de la salle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer la participation
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le présentateur
Finaliser le programme
Rassembler les fichiers de présentation
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Sélectionner les exercices d’entraînement
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les plans de travail
2 personnes
Ouvrir la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la table d'inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir l'atelier
Donner la théorie de la présentation
Servir les snacks de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner les exercices de présentation
2 personnes
Animer les tours de retour d’expérience
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les présentations finales
2 personnes
Remettre les certificats
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Pupitre de conférencier
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Cliqueur de présentation
Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs effaçablesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 40
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 30
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de flèchesqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Feuilles de travailqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylosqté 40
Badges nominatifsqté 35
Certificatsqté 30
Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Vérifiez la capacité réelle de la pièce, l’espace pour les tables et la présence d’un écran ou d’un mur de projection.
Envoyez les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions et confirmer les participations. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Finalisez le programme avant de préparer les supports. Rassemblez les fichiers de présentation, sélectionnez les exercices et préparez les feuilles de travail au moins 3 jours avant l’atelier.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges avant le jour J. Faites aussi un essai complet de la présentation, avec le son si un micro ou une enceinte est prévu.
Ouvrez la salle suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises et le matériel. Gardez la liste des participants, les badges nominatifs et la table d’inscription ensemble afin de pouvoir accueillir les premiers arrivants sans chercher les documents.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de présentation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’atelier. Gardez ensuite au moins 5 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et confirmer les inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant le début de l’atelier. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement du matériel de présentation et le dernier test technique.
Quand commander le catering pour un atelier ?: Passez la commande environ 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions suffisamment stabilisées. Confirmez le nombre final de repas et les besoins alimentaires 2 à 3 jours avant.
Que faut-il tester avant un atelier de présentation ?: Testez au minimum 24 heures avant l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs et les multiprises. Refaites un essai sur place le jour même, avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.