Checklist voor een goed georganiseerde presentatieavond

Een presentatieavond vraagt om meer dan een programma en een beamer. Je regelt vooraf de locatie, sprekers, aanmeldingen, catering en techniek, en werkt op de avond zelf met een duidelijke opbouw. Begin met datum, locatie en programma; daarna volgen uitnodigingen, bevestigingen en briefing. Plan in de laatste dagen een technische controle en verzamel alle presentaties op één laptop. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, naamkaartje of dieetwens de avond vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Presentatieprogramma vaststellen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Sprekersbriefing versturen
Catering bestellen
Techniek controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze klaarzetten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Reserve-laptop

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee tot drie weken vooraf vast en geef sprekers meteen hun spreektijd, starttijd en deadline voor het aanleveren van hun presentatie.
Plan de technische controle niet pas vlak voor de ontvangst. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels en USB-C-adapters vooraf en houd een reserve-laptop klaar.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de avond door aan de catering. Zet hapjes en dranken pas klaar nadat de ontvangsttafel en presentatieruimte zijn ingericht.
Maak naamkaartjes op basis van de bevestigde aanmeldingen en leg ze vóór de opening bij de registratie. Zet daarnaast een aparte plek klaar voor sprekers, zodat ontvangst en bezoekersregistratie niet door elkaar lopen.
Werk de zaal in vaste volgorde af: eerst tafels en stoelen, daarna buffettafels en tafelkleden, vervolgens techniek en ten slotte versiering, hapjes en koude dranken. Reserveer minimaal één uur voor deze opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een presentatieavond organiseren?: Reserveer de locatie en stel het programma bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Nodig sprekers minimaal drie weken van tevoren uit, zodat je nog tijd hebt voor bevestigingen, catering en een technische controle.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk drie tot vijf dagen voor de presentatieavond op. Controleer ze daarna op bestandsformaat, beeldverhouding, video en lettertypen en zet alle bestanden op één laptop.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een presentatieavond op te bouwen?: Plan minimaal één uur voor tafels, stoelen, buffettafels, ontvangsttafel en decoratie. Trek extra tijd uit als je meerdere microfoons, luidsprekers, een beamer of een projectiescherm moet aansluiten en testen.
Wanneer moet ik de catering voor een presentatieavond bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en de locatie vaststaan, meestal twee tot drie weken vooraf. Geef het definitieve aantal bezoekers en de verzamelde dieetwensen enkele dagen voor de avond door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.