Organiser une soirée de présentation sans rien oublier
Une soirée de présentation repose sur un déroulé clair, des intervenants bien briefés et une technique testée avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du choix du lieu à l’accueil des visiteurs. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer le programme, les inscriptions et le catering. Le jour J, gardez du temps pour installer les chaises, brancher les équipements et vérifier chaque présentation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le programme de présentation
2 personnes
Inviter les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer le briefing des intervenants
Commander le catering
Vérifier la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 8
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Cliqueur de présentation
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs USB-Cqté 3
- Ordinateur portable de secours
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Badges nominatifsqté 70
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 40
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu au moins 4 à 6 semaines avant la soirée, puis vérifiez immédiatement la capacité, l’accès électrique et l’espace nécessaire pour la présentation et le buffet.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Confirmez ensuite les inscriptions afin d’éviter des quantités approximatives.
- Envoyez le briefing aux intervenants au plus tard 7 jours avant la soirée, avec l’ordre de passage, la durée prévue et l’heure d’arrivée. Rassemblez toutes les présentations dans un même dossier et contrôlez-les la veille.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et les câbles HDMI avant l’ouverture. Gardez un ordinateur portable de secours et les adaptateurs USB-C à portée de main.
- Arrivez au moins 2 heures avant les premiers visiteurs pour nettoyer la salle, installer les tables et les chaises, brancher la technique, mettre les boissons au frais et préparer la table d’accueil avec les badges nominatifs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de présentation ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, définir le programme, inviter les intervenants, envoyer les invitations et confirmer le catering.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée de présentation ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis relancez les invités 7 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
- Quand tester la technique d’une soirée de présentation ?
- Faites un premier test complet la veille et un second contrôle sur place au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs.
- À quelle heure faut-il arriver pour installer une soirée de présentation ?
- Prévoyez 2 heures d’installation avant l’accueil des visiteurs. Comptez ce temps pour aménager les tables et les chaises, préparer les présentations, installer la table d’accueil, rafraîchir les boissons et accueillir les intervenants.
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