Checklist para una noche de presentación bien organizada
Una noche de presentación necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cuadrar ponentes, programa, asistentes, catering y medios técnicos. Empieza reservando la sala y cerrando el programa; después gestiona invitaciones e inscripciones con una fecha límite clara. Durante la última semana, reúne las presentaciones, confirma necesidades dietéticas y prueba proyector, micrófonos y conexiones. El día del evento, deja tiempo para montar la recepción, enfriar las bebidas y recibir a los ponentes antes de que lleguen los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir el programa de presentaciones
2 personas
Invitar a los ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Enviar briefing a los ponentes
Pedir el catering
Comprobar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el descanso
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Portátil de reserva
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 40
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes al menos 3 semanas antes. Envía después un briefing con el horario, la duración de cada intervención y la hora de llegada.
- Establece una fecha límite de inscripción 3 o 4 días antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, recopilar preferencias dietéticas y ajustar el pedido de catering sin improvisar.
- Recopila las presentaciones como mínimo 48 horas antes y revísalas en el portátil que se usará en la sala. Comprueba también los cables HDMI, adaptadores USB-C, el clic de presentación y el portátil de reserva.
- Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Conecta proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas y alargadores; no des por hecho que todos los equipos son compatibles.
- Prepara la recepción con tarjetas de nombre y una lista de inscritos ordenada alfabéticamente. Monta mesas, sillas y la zona de presentación antes de colocar aperitivos, bebidas frías, café y té, para que la entrada no quede bloqueada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de presentación?
- Reserva la sala y define el programa entre 3 y 6 semanas antes. Invita a los ponentes cuanto antes y deja cerradas las inscripciones, el catering y la técnica durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de una presentación?
- Confírmalos al menos 3 semanas antes y envíales un briefing entre 5 y 7 días antes. Pide sus presentaciones definitivas con 48 horas de margen para poder revisarlas y probarlas.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para una noche de presentación?
- Haz el pedido cuando falten entre 5 y 7 días, una vez conocida la mayoría de asistentes y sus preferencias dietéticas. Cierra el número final entre 2 y 3 días antes, según las condiciones del proveedor.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 90 y 120 minutos para limpiar, colocar mesas y sillas, montar la recepción y preparar la zona de presentación. Haz la prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público.
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