Checklist voor een praktijkcongres organiseren

Een praktijkcongres vraagt om meer dan een zaal, sprekers en een programma. Je moet inschrijvingen, presentaties, catering en techniek op elkaar afstemmen, zodat de dag zelf rustig verloopt. Begin met datum, doelgroep en locatie en werk daarna naar uitnodigingen, deelnemersinformatie en de definitieve congresdag toe. Let vooral op onderdelen die vaak pas op het laatste moment opvallen: dieetwensen, routebeschrijving, naamkaartjes, adapters en een back-up van alle presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Programmafolders printen
Routebeschrijving versturen
Catering reserveren
Koffiepauze bestellen
Borrelhapjes bestellen
Dieetmaaltijden bestellen
Techniek reserveren
Microfoons testen
2 personen
Presentatiebestanden back-uppen
Draaiboek printen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Catering controleren
2 personen
Koelmiddelen invriezen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Projector plaatsen
2 personen
Scherm ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Registratieteam instrueren

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties afspelen
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal begeleiden
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Borrelbuffet opbouwen
4 personen
Borrelhapjes serveren
4 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Afsluitende woorden verzorgen
Laatste vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair controleren
Materialen inladen
3 personen
Sleutels en toegangspassen inleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Openstaande facturen controleren
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties digitaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratiebalieaantal 2
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Laserpointeraantal 2
Klikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Buffetkommenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 110
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Achterwanddoek

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bevestiging van sprekers vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag daarbij direct hun bio, presentatietitel, technische wensen en presentatiebestand op, zodat het programma niet later opnieuw moet worden aangepast.
Sluit de inschrijving niet af zonder dieetwensen en contactgegevens te controleren. Geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers en de dieetmaaltijden uiterlijk enkele werkdagen vóór het congres door.
Maak naamkaartjes en programmafolders pas nadat het programma definitief is. Houd rekening met extra exemplaren voor late wijzigingen en controleer namen, functies en sessietijden één voor één.
Test de techniek in dezelfde opstelling als tijdens het congres. Controleer projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen; neem daarnaast een back-up van alle presentaties mee.
Richt de ontvangst in vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Zet de registratiebalie, deelnemerslijst, naamkaartjes en route-informatie klaar en spreek af wie vragen over programma, zaal en catering opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een praktijkcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met datum, locatie en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 1 week voor de congresdag af.
Wanneer moet ik de catering voor een praktijkcongres bestellen?: Reserveer de catering zodra de locatie en verwachte groepsgrootte bekend zijn, meestal 4 tot 8 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen 3 tot 5 werkdagen vóór het congres door.
Wanneer moeten sprekers hun presentatie aanleveren?: Vraag presentaties uiterlijk 1 week vóór het praktijkcongres aan. Controleer daarna de bestanden en zet ze op minstens 2 plekken klaar, bijvoorbeeld op de congreslaptop en een aparte back-up.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een praktijkcongres te testen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de technische controle vóór de start. Test elke presentatie, microfoon, HDMI-aansluiting, adapter en klikker in de zaal waarin het congres plaatsvindt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.