Checklist pour organiser un congrès pratique

Un congrès pratique se prépare par étapes, en commençant par la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist vous aide à suivre les intervenants, les participants, les présentations, la technique et la restauration sans attendre la dernière semaine. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés sur place : badges, adaptateurs, rallonges, indications d’accès et fichiers de secours. Utilisez-la pour répartir les 80 tâches du projet et contrôler les 55 fournitures nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Envoyer les indications d'accès
Réserver le catering
Commander la pause café
Commander des amuse-bouches
Commander des repas adaptés
Réserver la technique
Tester les microphones
2 personnes
Sauvegarder les fichiers de présentation
Imprimer le déroulé
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Congeler les éléments réfrigérants
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Suspendre l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Diffuser les présentations
Gérer les micros
Animer les questions de la salle
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Monter le buffet apéritif
4 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Prononcer les mots de clôture
Accompagner le dernier départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Charger le matériel
3 personnes
Remettre les clés et les badges d’accès
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les factures en attente
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les présentations numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 110
Comptoir d'inscriptionqté 2
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Clic-clacqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Saladiers pour buffetqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 110
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Bâche de fond

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le programme provisoire, puis confirmez les intervenants avant de créer le formulaire d’inscription. Sans ces informations, les invitations et les indications pratiques risquent d’être modifiées plusieurs fois.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour pouvoir tenir une liste à jour et recueillir les besoins alimentaires. Faites un dernier contrôle des participants au moins 7 jours avant le congrès afin d’ajuster les repas adaptés et les badges.
Demandez les présentations aux intervenants plusieurs jours avant l’événement et vérifiez-les dès réception. Sauvegardez chaque fichier sur l’ordinateur prévu pour la projection et sur une seconde clé ou un autre support.
Testez la technique sur place avant l’accueil : microphones sans fil, projecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, rallonges et multiprises. Prévoyez au moins un adaptateur et une rallonge de rechange, car ce sont des éléments souvent oubliés jusqu’au moment du branchement.
Organisez le parcours participant dès l’entrée : comptoir d’inscription, badges, programmes et indications d’accès doivent être prêts avant l’ouverture. Vérifiez aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, pichets à café et thermos avant la pause café et les repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès pratique ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et fixez le programme au début, puis prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander la restauration.
Quand envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Faites une relance 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au moins 7 jours avant le congrès et fixez une échéance précise. Vérifiez ensuite les formats, les vidéos et les polices, puis conservez une copie de secours sur l’ordinateur de présentation.
Combien de temps avant tester la technique d’un congrès ?: Effectuez un test complet au moins 1 jour avant l’accueil, ou plusieurs heures avant si l’installation n’est possible que le jour même. Contrôlez notamment les microphones, le projecteur, les adaptateurs HDMI, les rallonges et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.