Praxis-Kongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Praxis-Kongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf und verlässlichen Absprachen. Lege zuerst Termin, Zielgruppe, Programm und Location fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Referentenunterlagen, Catering und die technische Vorbereitung. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag ein: Präsentationen sichern, Mikrofone testen und Namensschilder sowie Programmhefte bereitlegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Referenten bestätigen
2 Personen
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste führen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen entgegennehmen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Namensschilder drucken
Programmhefte drucken
Wegbeschreibung versenden
Catering reservieren
Kaffeepause bestellen
Snacks bestellen
Diätmahlzeiten bestellen
Technik reservieren
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationsdateien sichern
Ablaufplan ausdrucken
Lieferungen bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering prüfen
2 Personen
Kühlelemente einfrieren
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Podiumstisch herrichten
2 Personen
Projektor aufstellen
2 Personen
Bildschirm aufhängen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks präsentieren
3 Personen
Registrierungsteam einweisen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Redner ankündigen
Präsentationen abspielen
Mikrofone verwalten
Fragen aus dem Publikum moderieren
Kaffeepause servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
Getränkebuffet aufbauen
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Diätgerichte servieren
2 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Abschlussworte halten
Letzte Abfahrt begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Materialien einladen
3 Personen
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Offene Rechnungen prüfen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Präsentationen digital teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 110
RegistrierungsthekeAnz. 2
Podiumstisch
RednerstühleAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
KlickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
BuffetschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 110
TischnummernAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
Rückwandtuch

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Referenten und Programmpunkte mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und prüfe, ob alle Dateien auf dem vorgesehenen Laptop funktionieren.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und erstelle 2 bis 3 Tage vorher eine aktuelle Teilnehmerliste für Registrierung und Catering.
Bestelle Kaffeepause, Snacks und Diätmahlzeiten nach der Anmeldefrist. Rechne pro Person und Kaffeepause mit einer Tasse Kaffee oder Tee, einem Wasserglas und mindestens einem Snack.
Plane die Registrierung so, dass sie 30 bis 45 Minuten vor dem ersten Programmpunkt öffnet. Namensschilder, Programmhefte und eine Wegbeschreibung sollten dann bereits an der Registrierungstheke liegen.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel und Mikrofone am Vortag im Raum. Lege Präsentationsdateien zusätzlich auf einem zweiten Speichermedium ab und halte Powerbanks bereit.

Häufige Fragen

Wann sollte ich einen Praxis-Kongress organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Zielgruppe und Location. Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.
Wie viele Snacks brauche ich für einen Praxis-Kongress?: Plane für jede Kaffeepause mindestens 1 Snack pro Teilnehmer ein, bei einer längeren Pause besser 2 Stück. Bestelle nach der Anmeldefrist und rechne für Nachmeldungen etwa 5 bis 10 Prozent zusätzlich ein.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen und speichere die finale Version zusätzlich auf einem zweiten Datenträger.
Wie früh sollte die Registrierung geöffnet werden?: Öffne die Registrierung 30 bis 45 Minuten vor dem ersten Programmpunkt. So bleibt Zeit für Namensschilder, Programmhefte, Wegfragen und verspätete Anmeldungen, ohne den Kongressbeginn zu verzögern.

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