Portretworkshop organiseren: checklist en planning

Een portretworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s en een model regelen. Je plant een programma, werkt een praktijkopdracht uit en zorgt dat iedere deelnemer veilig en prettig kan werken. Denk ook aan het testen van licht, het opladen van batterijen, gewiste geheugenkaarten en voldoende ruimte tussen de fotografieplekken. Met deze checklist zie je wat je vooraf, op de dag zelf en vlak voor de start regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Docent vastleggen
Model vastleggen
Workshopprogramma opstellen
Praktijkopdracht uitwerken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Apparatuur inventariseren
Apparatuur testen
2 personen
Batterijen opladen
Geheugenkaarten wissen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
Catering voorbereiden
2 personen
Route-informatie versturen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Fotografieplekken inrichten
2 personen
Lichtopstelling testen
2 personen
Achtergronden ophangen
2 personen
Werkbladen klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
Hapjes uitstallen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma toelichten
Camerabediening demonstreren
Licht en compositie uitleggen
Koffiepauze serveren
2 personen
Portretsessie begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
2 personen
Werkresultaten bespreken
Tweede portretsessie begeleiden
3 personen
Laatste vragen beantwoorden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Achtergronden afbreken
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersfoto's verzamelen
Foto's naar deelnemers sturen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Kledingrek

Apparatuur

Systeemcamera'saantal 8
Portretlenzenaantal 8
Statiefsetsaantal 8
Externe flitsersaantal 6
Softboxenaantal 4
LED-paneellampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 6
Reflectieschermenaantal 4
Achtergrondsteunenaantal 2
Achtergronddoekenaantal 3
Geheugenkaartlezersaantal 4
USB-geheugensticksaantal 10
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Batterijladersaantal 8
Reservebatterijenaantal 16
Presentatielaptop
Beamer
Projectiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 35
Werkbladenaantal 40
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Programma'saantal 35

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambordjesaantal 4
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepaantal 3

Tips

Leg docent en model uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Stem meteen de workshopduur, het niveau van de deelnemers en de gewenste portretstijl af, zodat je programma en praktijkopdracht daarop aansluiten.
Test alle camera’s, portretlenzen, statieven en lichtbronnen minimaal 2 dagen vooraf. Laad batterijen op, wis geheugenkaarten en leg reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen apart klaar.
Richt per fotografieplek minstens één tafel en stoel in en controleer of de lichtstatieven stabiel staan. Test softboxen, LED-panelen en externe flitsers met het model voordat deelnemers binnenkomen.
Stuur route-informatie en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en bevestig de deelnemers uiterlijk 1 week voor de workshop.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor opbouw. Zet achtergronden, kledingrek, werkbladen en presentatiemateriaal klaar, ventileer de ruimte en controleer de locatie voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een portretworkshop organiseren?: Leg de docent en het model bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en bevestig deelnemers uiterlijk 1 week voor de workshop.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een portretworkshop?: Reken per fotografieplek op een camera, portretlens, statief en lichtopstelling. Plan daarnaast minimaal één reservebatterij en een extra geheugenkaart per camera, plus verlengsnoeren en stekkerdozen voor de verlichting.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een portretworkshop op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, achtergronden, lichtstatieven en fotografieplekken. Test de lichtopstelling en de presentatieapparatuur vóór de deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering voor een portretworkshop regelen?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en sluit die inventarisatie uiterlijk 1 week vooraf. Doe de boodschappen en bereid koffie, drinken en catering de dag ervoor of op de ochtend van de workshop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.