Organiser un atelier portrait sans rien oublier
Un atelier portrait demande plus qu’un appareil photo et un modèle. Il faut coordonner le lieu, l’intervenant, les participants, le programme et plusieurs configurations d’éclairage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation des espaces photo. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : batteries chargées, cartes mémoire vidées, besoins alimentaires et informations d’itinéraire envoyées à temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver l’intervenant
Immortaliser le modèle
Établir le programme de l’atelier
Rédiger le devoir pratique
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Inventorier l’équipement
Tester l'équipement
2 personnes
Recharger les batteries
Effacer les cartes mémoire
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu
Préparer le service traiteur
2 personnes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager les espaces photo
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Accrocher les fonds de scène
2 personnes
Préparer les plans de travail
Préparer le café et le thé
Disposer les amuse-bouches
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme
Faire une démonstration du matériel photo
Expliquer la lumière et la composition
Servir la pause-café
2 personnes
Encadrer la séance portrait
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Discuter des résultats du travail
Accompagner la deuxième séance de portraits
3 personnes
Répondre aux dernières questions
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les arrière-plans
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Rassembler les photos des participants
Envoyer les photos aux participants
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 35
- Portant à vêtements
Équipement
- Appareils photo systèmeqté 8
- Objectifs portraitqté 8
- Sets de piedsqté 8
- Flashs externesqté 6
- Softboxqté 4
- Panneaux LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 6
- Écrans réfléchissantsqté 4
- Supports de fondqté 2
- Toiles de fondqté 3
- Lecteurs de cartes mémoireqté 4
- Clés USBqté 10
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Chargeurs de batterieqté 8
- Piles de rechangeqté 16
- Ordinateur portable de présentation
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Vaisselle
- Tasses à caféqté 35
- Verres à boireqté 35
- Assiettesqté 35
- Couvertsqté 35
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafeqté 2
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 4
- Glacièresqté 3
Catering
- Courses
Papeterie
- Badges nominatifsqté 35
- Feuilles de travailqté 40
- Blocs-notesqté 35
- Stylos à billeqté 40
- Programmesqté 35
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 4
- Panneaux de directionqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Savon pour les mainsqté 3
Conseils
- Réservez le lieu et l’intervenant plusieurs semaines avant l’atelier, puis fixez le programme avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent connaître la durée, le contenu pratique et les conditions d’inscription.
- Prévoyez une confirmation finale 3 à 5 jours avant l’atelier. Profitez-en pour vérifier le nombre de participants, les besoins alimentaires et l’itinéraire jusqu’au lieu.
- Testez chaque configuration d’éclairage au moins la veille : flashs, panneaux LED, softbox, pieds et fonds de scène. Une vérification sur place évite de découvrir le jour même qu’une rallonge ou un adaptateur manque.
- Chargez toutes les batteries et préparez des piles de rechange avant l’arrivée du groupe. Videz également les cartes mémoire et placez les lecteurs de cartes ainsi que les clés USB au même endroit.
- Installez les tables, les chaises et les plans de travail avant l’accueil, puis aérez la salle. Gardez un espace libre pour le modèle, les fonds et les déplacements autour des appareils photo.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un atelier portrait ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et l’intervenant, puis préparez le programme et lancez les inscriptions.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les participants ?
- Envoyez une confirmation finale 3 à 5 jours avant l’atelier. Elle peut rappeler l’horaire, l’itinéraire, le matériel à prévoir et recueillir les dernières informations alimentaires.
- Quand tester l’éclairage d’un atelier portrait ?
- Faites un premier inventaire quelques jours avant, puis testez l’éclairage la veille dans la salle. Prévoyez au moins 30 minutes pour vérifier les flashs, les panneaux LED, les fonds et les branchements.
- Que préparer la veille d’un atelier portrait ?
- Chargez les batteries, videz les cartes mémoire, préparez les appareils, objectifs, pieds et supports de fond, puis regroupez les câbles et le ruban gaffer. Vérifiez aussi les tables, chaises et espaces photo avant le jour J.
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