Popfestival organiseren: complete checklist

Een popfestival organiseren vraagt meer dan een podium en een paar bands. Je regelt vergunningen, geluid, stroom, veiligheid, artiestenreizen, publiekstromen en vrijwilligers in een vaste volgorde. Begin met datum en locatie, leg daarna de productiepartners en artiesten vast en werk toe naar een gedetailleerde festivaldagplanning. Deze checklist helpt je controleren wat geregeld moet zijn en welke zaken vaak pas laat worden ontdekt, zoals technische riders, dieetwensen, parkeerplaatsen en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Festivalvergunning aanvragen
Geluidsmelding indienen
Artiesten contracteren
2 personen
Artiestenreizen bevestigen
Technische rider verzamelen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Beveiliging reserveren
EHBO reserveren
Toiletten reserveren
Stroomvoorziening reserveren
2 personen
Podium en techniek reserveren
2 personen
Verzekering afsluiten
Plattegrond uitwerken
2 personen
Artiestenprogramma maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen reserveren
Pendeldienst reserveren
Promotiecampagne starten
2 personen
Polsbandjes bestellen
Borden en bewegwijzering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiënteninformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
4 personen
Materialen controleren
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium laten opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
5 personen
Lichtinstallatie plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Bar en uitgiftepunten inrichten
5 personen
Koelingen vullen
4 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Toegangspoorten inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Crewbriefing houden
8 personen

Event

Artiënten ontvangen
3 personen
Soundcheck begeleiden
4 personen
Bezoekers ontvangen
6 personen
Polsbandjes uitdelen
4 personen
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
Openingsact aankondigen
Dranken serveren
6 personen
Hapjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Publieksveiligheid controleren
4 personen
Artiënten begeleiden
2 personen
Eindoptreden aankondigen
Uitstroom begeleiden
6 personen
Laatste bestellingen verwerken
4 personen
Muziek en stroom uitschakelen
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
4 personen
Bar en keuken schoonmaken
5 personen
Terrein opruimen
8 personen
Afval sorteren
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Contant geld veiligstellen
2 personen
Techniek laten afbouwen
5 personen
Podium laten afbouwen
6 personen
Tenten en meubels afbouwen
5 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval laten afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Artiënten uitchecken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Statafelsaantal 20
Biertafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 24
Podium
Barbaliesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bordenaantal 600
Besteksetsaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 8
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Monitorspeakersaantal 4
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 20
Stroomhaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Aggregaat
Koelboxenaantal 8
Kassaterminalsaantal 4
Portofoonsaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Podiumspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Batterijlampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Polsbandjesaantal 700
Naambadgesaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Schoonmaakemmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsaantal 8
Stoffer en blikaantal 6
Handzeepdispensersaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 12

Veiligheid

Dranghekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30
Brandblussersaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
Hesjesaantal 30
Zaklampenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie zo vroeg mogelijk vast en vraag de festivalvergunning en geluidsmelding direct daarna aan. Houd rekening met verwerkingstermijnen van meerdere weken; zonder toestemming kun je leveranciers en artiesten niet definitief plannen.
Verzamel van elke artiest de technische rider voordat je podium en techniek reserveert. Controleer onder meer microfoons, monitorspeakers, DI-boxen, XLR-kabels en de benodigde aansluitingen op de stroomvoorziening.
Maak de publieksroute onderdeel van de plattegrond: ingang, bar, toiletten, EHBO, parkeerplaatsen, pendeldienst en nooduitgangen. Bestel polsbandjes, borden en bewegwijzering niet pas in de laatste week; tel bovendien extra exemplaren voor verlies en beschadiging.
Plan stroom op basis van alle geluids-, licht- en horecaverbruikers en regel een aggregaat als de locatie onvoldoende aansluitcapaciteit heeft. Neem stroomhaspels, stekkerdozen en LED-bouwlampen mee in de technische controle, zodat donkere backstage- en looproutes geen improvisatie worden.
Maak uiterlijk twee weken voor het festival een vrijwilligersrooster met overdrachtsmomenten en telefoonnummers. Reserveer daarnaast beveiliging, EHBO en toiletten op basis van het verwachte bezoekersaantal en geef catering vooraf de verzamelde dieetwensen door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een popfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer beveiliging, EHBO, toiletten, stroom en techniek zodra het programma en de bezoekersinschatting duidelijk zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een popfestival aanvragen?: Dien de festivalvergunning zo vroeg mogelijk in en controleer de termijn bij je gemeente; reken op meerdere weken verwerking. Een geluidsmelding kan een aparte aanvraag zijn, dus wacht niet tot de laatste maand.
Wat moet ik regelen voor het geluid op een popfestival?: Verzamel per artiest de technische rider en controleer minimaal 4 tot 6 weken vooraf of podium, mengtafel, microfoons, monitorspeakers, DI-boxen en XLR-kabels beschikbaar zijn. Plan vóór opening een volledige soundcheck met alle acts.
Hoeveel toiletten en beveiligers heb ik nodig voor een popfestival?: Dat hangt af van het bezoekersaantal, de duur en het alcoholbeleid. Laat de leverancier en beveiligingsorganisatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf een capaciteit berekenen en leg de aantallen vast in je vergunning- en veiligheidsplan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.