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Popfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Popfestival braucht weit mehr als eine Bühne und ein Line-up. Von Genehmigungen und Künstlerverträgen über Strom, Toiletten und Erste Hilfe bis zu Einlass, Parkplätzen und Helfereinteilung greifen viele Abläufe ineinander. Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen; in den letzten vier Wochen entscheidet sich, ob Logistik und Personal wirklich funktionieren. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte in der richtigen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Festivalgenehmigung beantragen

  • Lärmhinweis einreichen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Künstlerreisen bestätigen

  • Technisches Rider zusammentragen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Sicherheit buchen

  • Erste Hilfe reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Stromversorgung reservieren

    2 Personen

  • Bühne und Technik reservieren

    2 Personen

  • Versicherung abschließen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Künstlerprogramm erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkplätze reservieren

  • Shuttleservice reservieren

  • Werbekampagne starten

    2 Personen

  • Armbänder bestellen

  • Schilder und Wegweiser bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Bühne aufbauen lassen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    5 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Bar und Ausgabestellen einrichten

    5 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    5 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Zugänge einrichten

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Crew-Briefing abhalten

    8 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Soundcheck begleiten

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    6 Personen

  • Armbänder verteilen

    4 Personen

  • Besucherströme lenken

    4 Personen

  • Eröffnungsakt ankündigen

  • Getränke servieren

    6 Personen

  • Snacks servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bühnenwechsel begleiten

    3 Personen

  • Publikumssicherheit überprüfen

    4 Personen

  • Künstler begleiten

    2 Personen

  • Abschlussauftritt ankündigen

  • Abstrom begleiten

    6 Personen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    4 Personen

  • Musik und Strom ausschalten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Bar und Küche reinigen

    5 Personen

  • Gelände aufräumen

    8 Personen

  • Abfall trennen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Bargeld sichern

    2 Personen

  • Technik abbauen lassen

    5 Personen

  • Bühne abbauen lassen

    6 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    5 Personen

  • Gelände reinigen

    6 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall abtransportieren lassen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Künstler auschecken

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • StehtischeAnz. 20
  • BiertischeAnz. 20
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 24
  • Bühne
  • BarthekenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 800
  • TellerAnz. 600
  • BestecksetsAnz. 600
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 30

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 8
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • MonitorlautsprecherAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 6
  • XLR-KabelAnz. 20
  • KabeltrommelnAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • Stromaggregat
  • KühlboxenAnz. 8
  • KassenterminalsAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 12
  • BühnenstrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 10
  • BatterielampenAnz. 20

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • Festival-BannerAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 700
  • NamensschilderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 20
  • Programmatische PosterAnz. 30

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • PutzeimerAnz. 6
  • BodenabzieherAnz. 4
  • BesenAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 12
  • PapierhandtuchspenderAnz. 12

Sicherheit

  • AbsperrgitterAnz. 40
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • FeuerlöscherAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • WarnwestenAnz. 30
  • TaschenlampenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reiche Festivalgenehmigung und Lärminformation früh ein: Plane dafür mindestens sechs Monate Vorlauf ein, besonders wenn Bühne, Stromaggregat und Publikumsverkehr im Freien vorgesehen sind.
  • Bestätige Künstlerreisen spätestens vier Wochen vor dem Festival und gleiche die technischen Rider ab. So lassen sich fehlende DI-Boxen, XLR-Kabel, Mikrofonständer oder Monitorlautsprecher noch rechtzeitig beschaffen.
  • Reserviere Toiletten, Erste Hilfe, Sicherheit, Catering und Strom nicht erst nach der Programmplanung. Für ein volles Festivalgelände sollten diese Dienstleister spätestens acht bis zwölf Wochen vorher verbindlich gebucht sein.
  • Erstelle den Lageplan mindestens vier Wochen vor dem Termin und prüfe darin Bühne, Bars, Partyzelte, Fluchtwege, Parkplätze, Shuttle-Haltestellen und LED-Baustrahler. Wegweiser und Schilder gehören spätestens in der letzten Woche an den Veranstaltungsort.
  • Teile die Freiwilligen zwei bis drei Wochen vorher in feste Schichten ein und gib ihnen Funkgeräte, Einlassinformationen und einen Ansprechpartner. Bestelle Armbänder und wiederverwendbare Becher mit Reserve, damit Nachbestellungen kurz vor dem Festival nicht zum Engpass werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Popfestival organisieren?
Beginne etwa sechs bis neun Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Künstlern. Technik, Sicherheit, Toiletten und Strom sollten spätestens acht bis zwölf Wochen vor dem Festival gebucht sein.
Welche Genehmigungen braucht ein Popfestival?
Das hängt vom Veranstaltungsort und der Gemeinde ab; häufig gehören eine Festivalgenehmigung und eine Lärminformation dazu. Kläre die Anforderungen mindestens sechs Monate vorher mit der zuständigen Behörde.
Wann sollte man Künstler für ein Popfestival buchen?
Buche Künstler möglichst sechs bis neun Monate vor dem Termin, damit Programm und Technik planbar bleiben. Reise, Ankunft und technische Anforderungen solltest du spätestens vier Wochen vorher schriftlich bestätigen.
Wie viele Helfer braucht ein Popfestival?
Plane Helfer nach Einlass, Bar, Catering, Besucherinformation, Auf- und Abbau sowie Pausenvertretung. Teile die Schichten zwei bis drei Wochen vorher ein und halte pro Schicht mindestens eine Reserveperson bereit.

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