Checklist para organizar un festival de pop sin olvidar nada

Organizar un festival de pop requiere coordinar artistas, técnica, público y servicios en un mismo calendario. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados con antelación los permisos, el seguro, el escenario, la electricidad y los aseos. Después podrás concretar el programa, la promoción, las inscripciones y los turnos de voluntariado. Esta checklist reúne 81 tareas y 57 elementos para seguir el montaje desde la planificación inicial hasta el día del festival.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso para el festival
Presentar una incidencia de sonido
Contratar artistas
2 personas
Confirmar viajes de los artistas
Recopilar el rider técnico
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar seguridad
Reservar primeros auxilios
Reservar los aseos
Reservar el suministro eléctrico
2 personas
Reservar el escenario y la técnica
2 personas
Contratar un seguro
Desarrollar el plano
2 personas
Crear el programa artístico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar plazas de aparcamiento
Reservar el servicio de transporte lanzadera
Lanzar la campaña promocional
2 personas
Pedir pulseras
Pedir carteles y señalización
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
4 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Encargar el montaje del escenario
6 personas
Instalar el sistema de sonido
5 personas
Montar la instalación de iluminación
4 personas
Conectar la corriente
3 personas
Montar tiendas
5 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el bar y los puntos de entrega
5 personas
Rellenar las neveras
4 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
3 personas
Montar los accesos
4 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Realizar briefing al personal
8 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Coordinar la prueba de sonido
4 personas
Recibir a los visitantes
6 personas
Repartir pulseras
4 personas
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
Anunciar el acto de apertura
Servir las bebidas
6 personas
Servir aperitivos
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Comprobar la seguridad del público
4 personas
Guiar a los artistas
2 personas
Anunciar la actuación final
Guiar la salida
6 personas
Gestionar los últimos pedidos
4 personas
Apagar la música y la electricidad
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
4 personas
Limpiar el bar y la cocina
5 personas
Limpiar el recinto
8 personas
Clasificar residuos
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas
Encargar el desmontaje del equipo técnico
5 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Desmontar tiendas y mobiliario
5 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas altascant. 20
Mesas de cervezacant. 20
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 24
Escenario
Mostradores de barcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 800
Platoscant. 600
Cubiertoscant. 600
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 30

Equipo

Altavocescant. 8
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavoces del monitorcant. 4
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 20
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Grupo electrógeno
Neveras portátilescant. 8
Terminales de cajacant. 4
Walkie-talkiescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 12
Focos de escenariocant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de bateríacant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 8
Decoración de mesacant. 20
Pulserascant. 700
Credencialescant. 100
Carteles direccionalescant. 20
Pósteres del programacant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8

Limpieza

Papeleracant. 20
Cubos de limpiezacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Escobascant. 8
Recogedor y escobacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 12
Dispensadores de toallas de papelcant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 40
Conos de tráficocant. 30
Extintorescant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Chalecoscant. 30
Linternascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra los contratos técnicos antes de confirmar el cartel. Pide a cada artista su rider y comprueba con tiempo las necesidades de sonido, micrófonos, monitores, cajas DI, cableado y mesa de mezclas.
No dejes los permisos para el último mes. Tramita la autorización del festival y la incidencia de sonido antes de lanzar la campaña promocional, porque cualquier cambio puede afectar al lugar, los horarios y la publicidad.
Calcula la operación del recinto, no solo el escenario. Reserva seguridad, primeros auxilios, aseos, suministro eléctrico, aparcamiento y transporte lanzadera, y reúne walkie-talkies para que los responsables puedan comunicarse durante toda la jornada.
Define el plano antes de pedir el material. Sitúa escenario, barras, carpas, mesas, sillas, zonas de público, aseos, puntos de acceso y salidas; así sabrás dónde hacen falta iluminación, cables y señalización.
Asigna los voluntarios por turnos y funciones al menos una semana antes. Incluye recepción, control de inscripciones, apoyo a artistas, barras, orientación del público y recogida, y entrega pulseras e instrucciones en una reunión breve antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de pop?: Empieza entre 6 y 9 meses antes, sobre todo si necesitas permisos, artistas, escenario, seguridad y transporte. Deja el programa, la señalización y la asignación de voluntarios cerrados al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo se debe contratar a los artistas de un festival de pop?: Intenta confirmar a los artistas entre 4 y 6 meses antes. Después recopila sus riders técnicos y confirma los viajes como mínimo 4 semanas antes del festival.
¿Qué material técnico hace falta para un festival de pop?: Como base, prepara escenario, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, altavoces de monitor, cajas DI, cables XLR, enrollacables y regletas. Verifica la lista definitiva con los riders de todos los artistas al menos 30 días antes.
¿Cuándo hay que preparar la seguridad y los primeros auxilios?: Reserva ambos servicios cuando cierres el lugar y el aforo previsto, idealmente entre 2 y 3 meses antes. Confirma horarios, accesos y responsables 2 semanas antes, junto con el plano del recinto y el programa artístico.

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