Checklist pour organiser un festival pop

Un festival pop demande bien plus que de réserver des artistes et une scène. Il faut coordonner les autorisations, le son, l’électricité, les secours, les toilettes, l’accueil et les déplacements avant l’ouverture des portes. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les réservations techniques et la programmation. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les horaires, répartir les bénévoles et vérifier chaque besoin sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander un permis de festival
Déposer une déclaration sonore
Engager les artistes
2 personnes
Confirmer les déplacements des artistes
Rassembler la fiche technique
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la sécurité
Réserver les secours
Réserver les toilettes
Réserver l’alimentation électrique
2 personnes
Réserver la scène et la technique
2 personnes
Souscrire une assurance
Élaborer le plan
2 personnes
Établir le programme des artistes
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des places de parking
Réserver la navette
Lancer la campagne promotionnelle
2 personnes
Commander des bracelets
Commander les panneaux et la signalétique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux artistes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
4 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Faire monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
5 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le bar et les points de distribution
5 personnes
Remplir les réfrigérateurs
4 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer les points d’entrée
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes

Événement

Accueil des artistes
3 personnes
Animer les balances
4 personnes
Accueillir les visiteurs
6 personnes
Distribuer les bracelets
4 personnes
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
Annoncer le numéro d’ouverture
Servir les boissons
6 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer le spectacle de clôture
Encadrer la sortie
6 personnes
Traiter les dernières commandes
4 personnes
Éteindre la musique et l'alimentation
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
5 personnes
Ranger le site
8 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
Faire démonter le matériel technique
5 personnes
Faire démonter la scène
6 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Faire évacuer les déchets
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 20
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 24
Scène
Comptoirs de barqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 800
Assiettesqté 600
Couvertsqté 600
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 8
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Moniteurs de scèneqté 4
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 20
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Groupe électrogène
Glacièresqté 8
Terminaux de caisseqté 4
Talkies-walkiesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 12
Projecteurs de scèneqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à batterieqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 8
Décoration de tableqté 20
Braceletsqté 700
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 20
Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Balaisqté 8
Balayette et pelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Extincteursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 3
Giletsqté 30
Lampes de pocheqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le festival : permis, déclaration sonore et assurance peuvent conditionner toutes les autres réservations.
Demande la fiche technique de chaque artiste dès la signature. Elle permet de réserver les bons microphones, moniteurs, boîtiers DI, câbles XLR et la table de mixage sans correction de dernière minute.
Bloque séparément la scène, la technique, l’alimentation électrique, les toilettes, la sécurité et les secours. Une relance de confirmation 10 à 14 jours avant l’événement évite les absences le jour J.
Prévois un planning précis des artistes et des bénévoles, avec les horaires d’arrivée, de montage, de repas, de navette et de fermeture. Distribue les rôles au plus tard 7 jours avant le festival.
Vérifie les besoins du public avant de finaliser le catering, le parking et la navette. Commande aussi les bracelets, panneaux et éléments de signalétique assez tôt pour pouvoir les corriger avant impression.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival pop ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour un festival pop, surtout si tu dois obtenir un permis, déposer une déclaration sonore et engager plusieurs prestataires. Les autorisations et les artistes devraient être lancés au moins 8 à 12 semaines avant la date.
Quand réserver la scène et le matériel technique d’un festival pop ?: Réserve la scène, la sonorisation, l’éclairage et l’alimentation électrique dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant. Transmets la fiche technique des artistes au prestataire dès qu’elle est disponible.
Combien de temps avant faut-il recruter les bénévoles ?: Commence le recrutement 4 à 6 semaines avant le festival. Répartis les postes et envoie les horaires définitifs au moins 7 jours avant, avec un responsable clairement identifié pour chaque équipe.
Quand confirmer la sécurité, les secours et les toilettes ?: Réserve ces services au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, puis reconfirme les horaires et les accès 10 à 14 jours avant. Le plan du site doit préciser leurs emplacements ainsi que les itinéraires d’arrivée et d’évacuation.

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