Zo organiseer je een popconcert zonder losse eindjes
Begin niet met de promotie, maar met de combinatie van locatie, artiest en technische eisen. Leg daarna vergunningen, verzekering en budget vast voordat je tickets verkoopt. De technische rider bepaalt welke PA-speakers, monitorboxen, microfoons, kabels en podiumverlichting nodig zijn. Werk vervolgens de publieksstroom, beveiliging, EHBO, catering en communicatie uit. Plan de opbouw met een soundcheck, lichttest en duidelijke overdracht tussen organisatie, techniek en beveiliging.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Artiest vastleggen
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Geluidsplan opstellen
2 personen
- 6
Lichtplan opstellen
2 personen
- 7
Artiestcontract bevestigen
- 8
Techniek reserveren
- 9
Beveiliging reserveren
- 10
Catering reserveren
- 11
Fotograaf reserveren
- 12
EHBO-bezetting vastleggen
- 13
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 14
Ticketverkoop openen
2 personen
- 15
Promotie publiceren
2 personen
- 16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 17
Dieetwensen verzamelen
- 18
Technische rider controleren
2 personen
- 19
Draaiboek afdrukken
- 20
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 21
Route en parkeren publiceren
- 22
Voorraad controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Laden en lossen
6 personen
- 27
Podium opbouwen
6 personen
- 28
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
- 29
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
- 30
Stroomverdeling controleren
2 personen
- 31
Publiekshekken plaatsen
4 personen
- 32
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
- 33
Decoratie ophangen
3 personen
- 34
Catering klaarzetten
4 personen
- 35
Dranken koud zetten
3 personen
- 36
Artiestenruimte inrichten
2 personen
- 37
Backstage bevoorraden
2 personen
- 38
Soundcheck uitvoeren
5 personen
- 39
Lichtshow testen
3 personen
- 40
Ticketbalie inrichten
2 personen
- 41
Crewbriefing houden
5 personen
- 42
Publieksingang openen
4 personen
- 43
Tickets controleren
4 personen
- 44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 45
Garderobe bemannen
3 personen
- 46
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 47
Voorprogramma begeleiden
2 personen
- 48
Hapjes serveren
4 personen
- 49
Dranken bijvullen
3 personen
- 50
Artiesten begeleiden
2 personen
- 51
Hoofdact aankondigen
- 52
Concert begeleiden
5 personen
- 53
Publiekstromen controleren
4 personen
- 54
Veiligheidsrondes uitvoeren
3 personen
- 55
Toiletten controleren
2 personen
- 56
Afval verzamelen
3 personen
- 57
Laatste nummer aankondigen
- 58
Uitgang begeleiden
4 personen
- 59
Garderobe uitgifte verzorgen
3 personen
Nazorg
- 60
Apparatuur afkoppelen
4 personen
- 61
Podium afbreken
6 personen
- 62
Catering opruimen
4 personen
- 63
Afval afvoeren
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Sanitair schoonmaken
2 personen
- 66
Materialen inventariseren
2 personen
- 67
Geleende spullen verzamelen
2 personen
- 68
Apparatuur retourneren
3 personen
- 69
Locatie opleveren
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen registreren
- 71
Bezoekersberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 12
- Klantenstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Klaptafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 12
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrapaantal 2
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Podiummicrofoonsaantal 6
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 6
- Monitorboxenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 15
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 20
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Movingheadsaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Podiumverlichtingaantal 6
Beveiliging
- Publiekshekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 600
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiebekersaantal 150
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 12
Catering
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Chafing dishesaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Koelbakkenaantal 4
Decoratie
- Eventpostersaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Slingersaantal 12
- LED-lichtsnoerenaantal 10
- Pijlenbordenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 20
Ticketing
- Ticketscannersaantal 4
- Polsbandjesaantal 600
- Garderobenummersaantal 300
- Contantgeldbakjesaantal 2
- Pennenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Dweilenaantal 6
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stofzuigersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 24
- Reinigingssprayaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 12
- Afvalknijpersaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Reserveer techniek pas nadat je de technische rider van de artiest hebt gecontroleerd. Controleer kanalen, monitoren, DI-boxen, microfoonstatieven en stroompunten; een ontbrekende kabel wordt op de concertdag snel een stil podium.
- Maak het draaiboek uiterlijk één week voor het concert definitief en druk meerdere exemplaren af. Zet daarin tijden voor locatie openen, opbouw, soundcheck, deuren open, optreden, afbouw en afsluiting.
- Plan publieksstromen vóór je tafels, stoelen en garderoberekken neerzet. Houd entrees, nooduitgangen en kabelroutes vrij en gebruik kabelgoten op plaatsen waar bezoekers lopen.
- Regel beveiliging en EHBO niet pas na de ticketverkoop. Leg per ingang en publieksvak vast wie portofoons gebruikt, waar publiekshekken komen en wie bij een incident beslist.
- Publiceer route, parkeren en praktische ticketinformatie minimaal twee weken vooraf. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen eerder, zodat catering en polsbandjes niet op de laatste dag moeten worden aangepast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een popconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met locatie en artiest. Vergunningen, verzekering en techniek kunnen daarna worden uitgewerkt; houd voor de definitieve productieplanning minimaal 4 weken over.
- Wanneer moet je de technische rider controleren?
- Controleer de rider direct na het vastleggen van de artiest en nogmaals 2 tot 3 weken voor het concert. Zo kun je ontbrekende apparatuur, stroomvoorziening of podiumruimte tijdig reserveren.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een popconcert?
- Plan voor een popconcert meestal 6 tot 8 uur opbouw, afhankelijk van podium, licht en geluid. Voeg daarna minimaal 1 uur toe voor soundcheck en 30 minuten voor de lichttest.
- Wanneer moet je tickets en route-informatie publiceren?
- Open de ticketverkoop zodra locatie, artiest en datum definitief zijn. Publiceer route, parkeren, deuren open en toegangsvoorwaarden uiterlijk 2 weken voor het concert en stuur praktische informatie 2 tot 3 dagen vooraf opnieuw.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!