Popconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot show

Een popconcert organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium regelen. Je legt eerst de locatie, vergunningen, contracten en technische eisen vast; daarna volgen ticketverkoop, catering, beveiliging en publieksinformatie. In de laatste weken controleer je de artiestenplanning, toegangscontrole, nooduitgangen en publieksstromen. Deze checklist helpt je om 80 taken en 78 benodigde spullen op tijd af te werken, van podiumdelen en PA-speakers tot microfoons, verlichting en kabelgoten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Artiestencontract bevestigen
Technische eisen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-bezetting regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
2 personen
Publieksinformatie versturen
Artiestenvervoer reserveren
Techniek reserveren
Cateringmenu vaststellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Toegangscontrole plannen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Publieksstromen uitwerken
2 personen
Locatie schoonmaak controleren
Ticketlijst exporteren
Artiestenschema bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Techniek ophalen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Publieksruimte inrichten
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Lichtshow testen
3 personen
Catering koel zetten
2 personen
Briefing personeel houden
4 personen
Kassa en scanpost inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets scannen
4 personen
Garderobe beheren
2 personen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens wisselen
4 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
Toiletten bijvullen
Pauzeprogramma afspelen
Hoofdact begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Podium afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Artiestenfacturen verwerken
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 350
Afzetpalenaantal 24

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorsaantal 4
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Podiumkabelsaantal 30
Multikabelaantal 2
Audiorecorder

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 16
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Podiumdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Pijlenbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Polsbandjesaantal 400
Podiumlogo

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Warmhoudbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 6
Hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 10
Reddingsdekensaantal 10
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalcontainersaantal 8
Poetsdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Productie

Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Gereedschapskoffersaantal 2
Batterijenaantal 40
Clipboardsaantal 10
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Polsbandjesscharenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische eisen direct naast het artiestencontract vast. Controleer onder meer het aantal PA-speakers, subwoofers, podiummonitors, microfoons, DI-boxen en de benodigde multikabel voordat je techniek reserveert.
Plan vergunningen, beveiliging en EHBO niet pas na de ticketverkoop. Werk vóór de publiekscommunicatie uit hoeveel toegangscontroleurs, beveiligers en EHBO’ers nodig zijn en controleer alle nooduitgangen.
Maak uiterlijk vóór opening van de ticketverkoop duidelijk wat bezoekers moeten weten. Publiceer programma, aanvangstijd, route, toegangsvoorwaarden en informatie over toegankelijkheid in één bericht.
Plan een apart moment voor publieksstromen en garderobe. Afzetpalen, garderoberekken, hangers, statafels en stoelen staan vaak klaar, maar de looproute tussen entree, zaal, bar en nooduitgangen wordt te laat getest.
Doe de laatste controle 24 tot 48 uur voor de show. Bevestig het artiestenschema, exporteer de ticketlijst, controleer de weersverwachting en test verlengkabels, stekkerdozen, LED-spots, moving heads en batterijlampen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een popconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met artiesten, locatie en vergunningen. Reserveer techniek, catering, beveiliging en EHBO uiterlijk 8 tot 12 weken voor de show.
Wanneer moet de ticketverkoop voor een popconcert openen?: Open de ticketverkoop pas nadat locatie, artiestencontracten en de belangrijkste veiligheidsafspraken zijn bevestigd. Plan dit meestal 8 tot 16 weken voor het concert, zodat je tijd houdt voor promotie en aanmeldingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een popconcert?: Reken voor een popconcert minimaal 8 uur opbouw als podium, PA, licht en bekabeling nog moeten worden geplaatst. Plan daarnaast tijd voor een soundcheck, lichttest en controle van toegangs- en noodroutes.
Wanneer controleer ik de nooduitgangen en publieksstromen?: Werk de publieksstromen minstens 2 weken vooraf uit en controleer de nooduitgangen opnieuw op de opbouwdag. Doe vóór opening nog een rondgang met de verantwoordelijke voor beveiliging en EHBO.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.