Organiser un concert pop sans rien laisser au dernier moment

Un concert pop se prépare d’abord sur le papier, puis se joue dans les détails du jour J. Cette checklist suit l’ordre utile : artistes et salle, autorisations, billetterie, technique, accueil et sécurité. Prévois plusieurs semaines pour confirmer les contrats, les besoins techniques et les prestataires, puis garde les derniers jours pour les vérifications concrètes. Le plan réunit aussi le matériel à prévoir pour la scène, le son, l’éclairage, le catering et la circulation du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Confirmer le contrat des artistes
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Organiser le personnel de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
2 personnes
Envoyer les informations au public
Réserver le transport des artistes
Réserver la technique
Définir le menu du catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
Planifier le contrôle des accès
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Organiser la circulation du public
2 personnes
Vérifier le nettoyage du lieu
Exporter la liste des billets
Confirmer le planning des artistes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Raccorder la sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Tester le show lumière
3 personnes
Mettre le catering au frais
2 personnes
Faire le briefing du personnel
4 personnes
Installer la caisse et le point de scan
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Scanner les tickets
4 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Alterner les spectacles
4 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Servir les repas des artistes
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Diffuser le programme de la pause
Animer la tête d'affiche
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Traiter les factures des artistes
Envoyer des messages aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 350
Poteaux de balisageqté 24

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Retours de scèneqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles de scèneqté 30
Câble multipaireqté 2
Enregistreur audio

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 16
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Bâche de fondqté 2
Drapé de scène
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 400
Logo de scène

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Giletsqté 15
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Couvertures de survieqté 10
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 8
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Production

Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 12
Attaches-câblesqté 200
Boîtes à outilsqté 2
Pilesqté 40
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 2
Ciseaux pour braceletsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les fiches techniques des artistes avant de réserver la technique. Le nombre de retours de scène, de microphones, de boîtiers DI et de lignes disponibles doit être confirmé avec la table de mixage et le câble multipaire.
Ne repousse pas les autorisations et le contrôle des sorties de secours à la semaine du concert. Fais valider le plan de circulation, les accès du public et le dispositif de premiers secours au moins 3 semaines avant l’ouverture des portes.
Ferme les inscriptions et exporte la liste des billets avant le jour J. Prépare une version numérique et une copie hors ligne afin que le contrôle des accès continue même en cas de problème de réseau.
Confirme le catering avec les besoins alimentaires recueillis. Donne au prestataire le nombre final de personnes au plus tard 5 jours avant le concert et distingue artistes, équipe technique, bénévoles et sécurité.
Établis un planning minute par minute pour l’arrivée des artistes, le montage, les balances, les portes et les changements de plateau. Vérifie aussi les prévisions météo 48 heures avant si une partie de l’attente ou de la circulation se fait dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les artistes et la salle, obtenir les autorisations, ouvrir la billetterie et confirmer les prestataires. Les 7 derniers jours servent surtout au planning, aux listes et aux vérifications sur place.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvre-la dès que la salle, les artistes et les informations essentielles sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Arrête les inscriptions ou fixe une date de clôture 24 à 48 heures avant l’événement pour préparer le contrôle des accès.
Quel matériel prévoir pour un concert pop ?: Il faut notamment une diffusion PA, des subwoofers, des retours de scène, une table de mixage, des microphones, des pieds, des boîtiers DI et les câbles correspondants. Pour la scène, ajoute l’éclairage, les rallonges, les multiprises et les goulottes de câbles après validation de la fiche technique.
Quand confirmer le nombre de repas pour un concert ?: Confirme le nombre final au catering 5 jours avant, après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Prévois une répartition séparée pour les artistes, la technique, les bénévoles et la sécurité afin que chaque équipe soit servie au bon moment.

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