Zo organiseer je een popconcert

Begin met de artiesten en de locatie: die bepalen je datum, capaciteit, techniek en begroting. Leg daarna contracten, vergunningen en technische eisen vast voordat je tickets verkoopt. Werk vervolgens de publieksbeleving uit met toegangscontrole, beveiliging, EHBO, catering en duidelijke publieksinformatie. In de laatste weken draait alles om bevestigen: het artiestenschema, vervoer, ticketlijst, nooduitgangen, publieksstromen en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Artiestencontract bevestigen
5
Technische eisen verzamelen
2 personen
6
Catering reserveren
7
Beveiliging reserveren
8
EHBO-bezetting regelen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Ticketverkoop openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Programma publiceren
2 personen
14
Publieksinformatie versturen
15
Artiestenvervoer reserveren
16
Techniek reserveren
17
Cateringmenu vaststellen
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
19
Toegangscontrole plannen
2 personen
20
Nooduitgangen controleren
2 personen
21
Publieksstromen uitwerken
2 personen
22
Locatie schoonmaak controleren
23
Ticketlijst exporteren
24
Artiestenschema bevestigen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Catering voorbereiden
3 personen
29
Techniek ophalen
2 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Podium opbouwen
6 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Stroomvoorziening controleren
2 personen
35
Publieksruimte inrichten
4 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
37
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Soundcheck uitvoeren
5 personen
41
Lichtshow testen
3 personen
42
Catering koel zetten
2 personen
43
Briefing personeel houden
4 personen
44
Kassa en scanpost inrichten
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Tickets scannen
4 personen
49
Garderobe beheren
2 personen
50
Eerste optreden begeleiden
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Optredens wisselen
4 personen
55
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
56
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
57
Toiletten bijvullen
58
Pauzeprogramma afspelen
59
Hoofdact begeleiden
4 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
61
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Catering afsluiten
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
69
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
70
Podium afbreken
6 personen
71
Locatie schoonmaken
5 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Techniek retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Artiestenfacturen verwerken
80
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 350
Afzetpalenaantal 24

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorsaantal 4
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Podiumkabelsaantal 30
Multikabelaantal 2
Audiorecorder

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 16
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Podiumdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Pijlenbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Polsbandjesaantal 400
Podiumlogo

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Warmhoudbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 6
Hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 10
Reddingsdekensaantal 10
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalcontainersaantal 8
Poetsdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Productie

Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Gereedschapskoffersaantal 2
Batterijenaantal 40
Clipboardsaantal 10
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Polsbandjesscharenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel de technische eisen direct na het vastleggen van de artiesten. Controleer of je PA-speakers, subwoofers, podiummonitors, microfoons, DI-boxen en multikabel passen bij de rider en de locatie.
Plan de opbouw niet alleen rond het optreden, maar ook rond soundcheck en wissels. Reserveer tijd voor podiumdelen, podiumtrappen, lichtstatieven, LED-spots en het wegwerken van kabels in kabelgoten.
Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, toegangscontrole en publieksstromen zijn uitgewerkt. Exporteer de ticketlijst kort voor het concert en spreek af wie de aanmeldingen en uitzonderingen verwerkt.
Regel beveiliging en EHBO vóór je het programma publiceert. Controleer op de dag zelf alle nooduitgangen en geef vrijwilligers een korte briefing over entree, garderobe, publieksstromen en noodprocedures.
Verzamel dieetwensen zodra je uitnodigingen of aanmeldingen verwerkt. Bevestig catering, artiestenvervoer en het artiestenschema opnieuw in de laatste week; controleer ook de weersverwachting als bezoekers buiten wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een popconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met artiesten en locatie. Plan vergunningen, techniek en beveiliging uiterlijk 8 tot 12 weken voor de concertdatum, omdat wijzigingen daarna snel gevolgen hebben voor tickets en publieksinformatie.
Wanneer moet ik vergunningen voor een popconcert aanvragen?: Dien een vergunningaanvraag in zodra datum, locatie en capaciteit vaststaan, meestal minstens 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw evenement geldt; zonder duidelijkheid hierover kun je beter geen ticketverkoop openen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een popconcert?: Reken naast de opbouw minimaal 2 tot 3 uur voor soundcheck en controle van PA, monitors, microfoons, licht en bekabeling. Plan extra tijd bij meerdere artiesten, omdat iedere wissel en technische set-up opnieuw gecontroleerd moet worden.
Wanneer verstuur je publieksinformatie voor een popconcert?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen vooraf en een korte herinnering 24 uur voor aanvang. Vermeld entree, starttijd, ticketcontrole, bereikbaarheid, garderobe, eventuele wachtrij en wat bezoekers bij slecht weer moeten weten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.