Popkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Künstler und Location zuerst fest: Ohne bestätigten Vertrag und geprüfte Kapazität lassen sich Ticketverkauf, Programm und Sicherheitsplanung nicht zuverlässig starten. Plane für Genehmigungen und Vertragsabstimmungen mehrere Wochen Puffer ein.
• Sammle die technischen Anforderungen direkt beim Künstler ein. Kläre vor der Buchung, wie viele Mikrofone, DI-Boxen, Monitore, Kanäle und Lichtpositionen gebraucht werden, damit am Veranstaltungstag keine Kabel oder Geräte fehlen.
• Plane den Einlass mit einer konkreten Besucherzahl und teile Freiwillige nach Aufgaben ein. Exportiere die Ticketliste spätestens am Vortag und prüfe Notausgänge, Absperrungen sowie Besucherströme vor dem Soundcheck.
• Bestätige Catering und Ernährungswünsche nicht erst am Konzerttag. Erfasse Rückmeldungen mit der Anmeldung, lege das Menü vorher fest und reserviere den Künstlertransport mit festen Abhol- und Rückgabezeiten.
• Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher, auch wenn das Konzert innen stattfindet. Transport, Wartebereiche, Garderobe und der Aufbau von Außenbereichen können bei Regen oder Hitze zusätzliche Maßnahmen erfordern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Popkonzert organisieren?

Starte idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Künstler, Location und Genehmigungen. Technik, Sicherheit, Catering und Transport sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Popkonzert starten?

Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Locationkapazität, Termin, Künstlervertrag und grundlegende Sicherheitsplanung feststehen. Für ein kleineres Konzert sind sechs bis acht Wochen Vorverkaufszeit meist ein sinnvoller Richtwert.

Wie viel Technik braucht man für ein Popkonzert?

Das hängt von Künstler, Raum und Besucherzahl ab. Kläre mindestens Mikrofone, Mischpult, PA-Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, DI-Boxen, Kabel und Lichttechnik anhand einer technischen Bühnenanforderung.

Wann müssen Sicherheitsdienst und Erste-Hilfe-Besetzung gebucht werden?

Buche beide möglichst vier bis sechs Wochen vor dem Termin, bei größeren Konzerten früher. Die endgültige Einteilung sollte spätestens eine Woche vorher mit Einlass, Notausgängen und Besucherströmen abgestimmt sein.

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