Pop-up bruiloft organiseren: checklist voor 60 gasten
Een pop-up bruiloft voor 60 gasten vraagt om een strak plan, omdat je locatie, inrichting en catering vaak kort voor de dag samenbrengt. Leg eerst datum, gastenlijst en reserveringen vast; werk daarna toe naar menu, tafelschikking en een concreet draaiboek. Controleer uiterlijk de dag ervoor het weer, de leveringen en de koeling. Met deze checklist zie je ook de kleine zaken die snel worden vergeten, zoals naamkaartjes, ceremonieteksten en een regenplan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking maken
2 personen
Menukeuzes vastleggen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Plan voor regen vastleggen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Tafeldecoratie verzamelen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Draaiboek printen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Menukaarten maken
2 personen
Welkomstbord voorbereiden
Ceremonieteksten klaarleggen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Sausen en dressings maken
2 personen
Koude hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glaswerk sorteren
2 personen
Transportmiddelen laden
3 personen
Locatie vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies en bestek neerleggen
3 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Gastenboek klaarleggen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Buffet- en barplekken inrichten
3 personen
Borden en bestek bij buffet leggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Bruidstaart klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Allergenenkaart plaatsen
Muziek testen
2 personen
Toiletten aanvullen
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
Ceremonie begeleiden
2 personen
Proostmoment klaarzetten
2 personen
Champagne en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet en dieetmaaltijden serveren
4 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Borden en bestek ophalen
2 personen
Bruidstaart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Nachtelijke snacks klaarzetten
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Etensresten verpakken
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Glazen en servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Bar en buffet schoonmaken
3 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting demonteren
3 personen
Materiaal schoon en droog maken
3 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Cadeaus veilig vervoeren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Buffettafelsaantal 4
- Gastentafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 6
- Ceremoniestoelenaantal 70
- Statafelsaantal 5
- Tafelkleedtafelsaantal 2
- Kledingrek
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Soepkommenaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Champagneglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Koffielepelsaantal 75
- Dinermessenaantal 75
- Dinervorkenaantal 75
- Dessertvorkenaantal 75
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerbestekaantal 12
- Broodmandenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 8
- USB-opladersaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 10
- Theelichthoudersaantal 30
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Bloemvazenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 12
- Stoelstrikkenaantal 70
- Tafellopersaantal 8
- Servettenringenaantal 70
- Welkomstbord
- Menukaartenaantal 65
- Naamkaartjesaantal 65
- Gastenboek
- Pennenaantal 6
- Cadeautafelbord
- Ballonnenbogenaantal 2
- Ballonnenaantal 150
- Lintrollenaantal 6
- Tafelnummersaantal 8
- Ringkussen
- Ceremonieboog
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrollenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 3
- Koelkastthermometersaantal 3
Overig
- Kabelbindersaantal 100
- Ducttapeaantal 4
- Schaaraantal 4
- Meetlint
- Gereedschapskist
- Paraplu'saantal 8
- Opbergkrattenaantal 12
- Koeltransportboxenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan voor 60 gasten niet alleen dinerborden, maar ook dessertborden, glazen en bestek per gang plus een kleine reserve. Controleer vóór de levering of er genoeg serveerschalen en serveerbestek zijn.
- Maak uiterlijk één week vooraf een definitieve gastenlijst met dieetwensen en tafelschikking. Schrijf naamkaartjes pas nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je minder hoeft over te doen.
- Bevestig alle leveringen twee tot drie dagen vooraf en wijs per levering één verantwoordelijke aan. Controleer op de ochtend zelf of partytenten, buffettafels, stoelen en koeling daadwerkelijk aanwezig zijn.
- Zet dranken minimaal enkele uren vóór de ontvangst koud en gebruik koelboxen voor wat niet in de koelkast past. Bereid koude hapjes, sausen en dressings vooraf, maar haal verse producten zo laat mogelijk op.
- Leg een regenplan vast vóór je de tafels en ceremonie opbouwt. Print het draaiboek, de ceremonieteksten en menukaarten uiterlijk de dag ervoor en bewaar ze samen op één droge plek.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een pop-up bruiloft met 60 gasten?
- Reken op 60 zitplaatsen voor het diner en de ceremonie als iedereen tegelijk zit. Controleer daarnaast of je extra stoelen nodig hebt voor ouderen, leveranciers of een aparte ceremonieopstelling.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een pop-up bruiloft?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om een aanmelding met dieetwensen en sluit de definitieve gastenlijst uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de bruiloft.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor 60 gasten?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon: ongeveer 120 tot 180 drankjes. Voor de rest van de dag bepaal je de hoeveelheid op basis van de duur, het weer en hoeveel alcoholvrije opties je aanbiedt.
- Wanneer moet ik een regenplan maken voor een pop-up bruiloft?
- Leg het regenplan uiterlijk 7 dagen vooraf vast en controleer de weersverwachting opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Bepaal vooraf waar de ceremonie, tafels en het buffet naartoe verhuizen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!