Checklist pour organiser un mariage pop-up de 60 personnes

Un mariage pop-up pour 60 invités demande une préparation serrée, surtout lorsque la cérémonie, le repas et la réception se déroulent au même endroit. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : confirmer les invités, choisir le menu, réserver le mobilier et la vaisselle, puis préparer les livraisons et la mise en place. Prévoyez aussi rapidement une solution de repli en cas de pluie. Les derniers jours sont consacrés aux produits frais, aux boissons et aux éléments imprimés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Établir le plan de table
2 personnes
Définir les choix de menu
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un plan en cas de pluie
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Rassembler la décoration de table
2 personnes
Composer la playlist musicale
Imprimer le déroulé
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Préparer le panneau de bienvenue
Préparer les textes de cérémonie
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les sauces et vinaigrettes
2 personnes
Préparer les amuse-bouches froids
3 personnes
Trier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Charger les moyens de transport
3 personnes
Dégager le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Disposer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le livre d'or
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Aménager les espaces buffet et bar
3 personnes
Mettre les assiettes et les couverts au buffet
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le gâteau de mariage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la carte des allergènes
Tester la musique
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à la cérémonie
2 personnes
Animer la cérémonie
2 personnes
Préparer le moment du toast
2 personnes
Servir le champagne et les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet et les repas adaptés aux régimes alimentaires
4 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Récupérer les assiettes et les couverts
2 personnes
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Préparer les snacks de nuit
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes alimentaires
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
4 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Transporter les cadeaux en toute sécurité
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables des invitésqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tabourets de barqté 6
Chaises de cérémonieqté 70
Tables hautesqté 5
Tables nappéesqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 70
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 75
Couteaux à dînerqté 75
Fourchettes de tableqté 75
Fourchettes à dessertqté 75
Plateaux de serviceqté 16
Couverts de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Chargeurs USBqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Porte-bougies chauffe-platqté 30
Pilesqté 24

Décoration

Vases à fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Nœuds de chaiseqté 70
Chemins de tableqté 8
Rond de servietteqté 70
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 65
Badges nominatifsqté 65
Livre d’or
Stylosqté 6
Panneau de table cadeaux
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Rouleaux de rubanqté 6
Numéros de tableqté 8
Coussin d’alliances
Arche de cérémonie

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Thermomètres de réfrigérateurqté 3

Autre

Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Mètre ruban
Boîte à outils
Parapluiesqté 8
Caisses de rangementqté 12
Caisses de transport réfrigéréesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste définitive des 60 invités avant de finaliser le plan de table et les quantités du menu. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin d’éviter les changements de dernière minute.
Réservez assez tôt les tentes, les chaises de cérémonie, les tables des invités et les tables de buffet. Pour 60 personnes, vérifiez aussi l’espace nécessaire aux déplacements entre les tables, le buffet et la cérémonie.
Comptez la vaisselle par couvert et ajoutez une marge d’environ 10 % pour les assiettes, verres et couverts. Prévoyez séparément les verres à eau, à vin et à champagne : ils seront utilisés à des moments différents.
Ne laissez pas les boissons et les produits frais au jour même. Refroidissez les boissons la veille, puis récupérez les fruits, légumes et autres produits frais suffisamment tôt pour préparer les sauces, les vinaigrettes et les amuse-bouches froids.
Imprimez le déroulé, les menus, les badges nominatifs et le panneau de bienvenue au plus tard la veille. Gardez un exemplaire du déroulé pour chaque personne chargée de la cérémonie, du buffet ou des livraisons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mariage pop-up pour 60 invités ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer la date, envoyer les invitations, réserver le mobilier et régler le menu. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les courses et la préparation pratique.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour 60 invités ?: Prévoyez au minimum 60 pièces par type de couvert utilisé, avec environ 10 % de marge, soit 66 assiettes, verres et couverts lorsque chaque personne en utilise une seule pièce. Ajoutez davantage de verres si plusieurs boissons sont servies pendant le repas.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le mariage. Utilisez ensuite cette liste pour le plan de table, les besoins alimentaires, le menu et les quantités à commander.
Que prévoir en cas de pluie pour un mariage pop-up ?: Décidez du plan B au moins 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié les prévisions météo. Les tentes, les tables, les chaises et le parcours entre la cérémonie et le repas doivent pouvoir être installés sans exposer les invités à la pluie.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.