Checkliste für eine Pop-up-Hochzeit mit 60 Gästen

Eine Pop-up-Hochzeit für 60 Gäste lässt sich gut organisieren, wenn du früh mit Gästeliste, Essen und Ausstattung beginnst. Plane zuerst Datum, Einladungen und Rückmeldungen; danach folgen Sitzordnung, Menü, Lieferungen und der Regenplan. Für den Aufbau brauchst du nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Geschirr, Gläser, Küchenzubehör und eine Kühlmöglichkeit. Diese Checkliste führt dich bis zu den letzten Vorbereitungen am Hochzeitstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menüoptionen festlegen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Regenplan festlegen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Tischdekoration sammeln
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Ablaufplan ausdrucken
Namensschilder schreiben
2 Personen
Menükarten erstellen
2 Personen
Willkommensschild vorbereiten
Zeremonietexte bereitlegen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
Kalte Häppchen vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Glaswaren sortieren
2 Personen
Transportmittel beladen
3 Personen
Veranstaltungsort räumen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Zeremonieort einrichten
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Buffet- und Barbereiche einrichten
3 Personen
Teller und Besteck am Buffet bereitlegen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Hochzeitstorte bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Allergenenkarte aufstellen
Musik testen
2 Personen
Toiletten auffüllen
Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
Zeremonie begleiten
2 Personen
Anstoßtrunk vorbereiten
2 Personen
Champagner und Häppchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet und Diätmahlzeiten servieren
4 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Teller und Besteck abholen
2 Personen
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Nacht-Snacks bereitstellen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essensreste verpacken
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Gläser und Geschirr einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
Bar und Buffet reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Material sauber und trocken machen
3 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Geschenke sicher transportieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Endinspektion der Location durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
GästetischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
Stühle für die ZeremonieAnz. 70
StehtischeAnz. 5
Tischdecken-TischeAnz. 2
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 75
DinnermesserAnz. 75
EsstischgabelnAnz. 75
DessertgabelnAnz. 75
ServierschalenAnz. 16
ServierbesteckAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-LadegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 10
TeelichthalterAnz. 30
BatterienAnz. 24

Dekoration

BlumenvasenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
StuhlschleifenAnz. 70
TischläuferAnz. 8
ServiettenringeAnz. 70
Willkommensschild
SpeisekartenAnz. 65
NamensschilderAnz. 65
Gästebuch
StifteAnz. 6
Geschenketisch-Schild
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
BandrollenAnz. 6
TischnummernAnz. 8
Ringkissen
Zeremonienbogen

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3
KühlschrankthermometerAnz. 3

Sonstiges

KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
Maßband
Werkzeugkiste
RegenschirmeAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühltransportboxenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästeliste spätestens 14 Tage vor der Feier fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du Menüoptionen und Mengen für alle 60 Plätze verbindlich planen kannst.
Bestätige Reservierungen und Lieferungen etwa eine Woche vorher noch einmal. Prüfe besonders Partyzelte, Buffetische, Gästetische, Klappstühle und die Stühle für die Zeremonie, weil Ersatz kurzfristig schwer zu organisieren ist.
Plane Getränke nicht erst am Hochzeitstag ein: Kühle sie am Vortag in Kühlboxen und stelle zusätzlich Wassergläser, Weingläser und Champagnergläser bereit. So blockierst du während des Aufbaus keinen Kühlschrank für frische Lebensmittel.
Bereite kalte Häppchen, Saucen und Dressings am Vortag vor, wasche Gemüse und Obst aber erst kurz vor dem Servieren. Lege Schneidebretter, Kochmesser, Rührschüsseln und Messbecher in einem eigenen Küchenbereich bereit.
Drucke Ablaufplan, Zeremonietexte und Namensschilder spätestens am Vorabend aus. Kontrolliere außerdem Menükarten und Willkommensschild, damit am Hochzeitstag nur noch Aufbau, Abholung frischer Produkte und das Kühlen der Getränke bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pop-up-Hochzeit für 60 Gäste planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gästeliste und Einladungen. Spätestens 14 Tage vor der Feier sollten Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl feststehen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für 60 Hochzeitsgäste?: Plane 60 Plätze für das Essen und zusätzliche Stühle für die Zeremonie, falls diese getrennt stattfindet. Rechne außerdem mit einigen Stehtischen und Barhockern für den Empfang, damit nicht alle Gäste gleichzeitig an den Esstischen sitzen müssen.
Wann sollte ich Getränke für eine Pop-up-Hochzeit kühlen?: Kühle die Getränke am Vortag, damit sie vor dem Empfang durchgehend kalt sind. Prüfe am Hochzeitstag mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste, ob ausreichend Kühlboxen und gekühlte Flaschen bereitstehen.
Was muss ich bei einer Hochzeit im Freien als Regenplan organisieren?: Lege spätestens 7 Tage vorher fest, wohin Zeremonie, Buffet und Sitzplätze bei Regen verlegt werden. Bestätige Partyzelte und Lieferungen erneut und prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden sowie am Morgen der Feier.

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