Checklist voor een politie-informatiebijeenkomst

Een politie-informatiebijeenkomst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een spreker. Je moet politievertegenwoordigers, onderwerpen, presentaties, aanmeldingen en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, registratie en catering. Controleer in de laatste week vooral presentaties, toegankelijkheidswensen, parkeerinformatie en de werking van microfoons, projector en laptop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Zaal reserveren
Politievertegenwoordigers bevestigen
2 personen
Sprekers en onderwerpen vastleggen
2 personen
Presentaties en materialen opvragen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Drukwerk laten maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Presentaties controleren
2 personen
Routebordjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluids- en beeldtest uitvoeren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Deelnemers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
Politiepresentatie verzorgen
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Demonstratie begeleiden
3 personen
Discussietafels begeleiden
6 personen
Avondprogramma aankondigen
Themasessies begeleiden
6 personen
Laatste vragen beantwoorden
3 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Achtergebleven materialen verzamelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Deelnemersinformatie veilig vernietigen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Flip-oversaantal 6
Stiften voor flip-overaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Scharenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Tafelbordjesaantal 12
Routebordjesaantal 8
Pennenaantal 120
Klembordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en onderwerpen eerst vast en bevestig politievertegenwoordigers en andere sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag presentaties en benodigde materialen uiterlijk 7 dagen vooraf op.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en verwerk de deelnemerslijst dagelijks in de laatste week. Vraag daarbij meteen dieetwensen, toegankelijkheidswensen en parkeerbehoeften uit.
Plan techniek minimaal 60 minuten vóór de start op locatie. Test laptop, projector, HDMI-kabel, projectiescherm, microfoons en luidsprekers met de daadwerkelijke presentaties.
Maak naamkaartjes en tafelbordjes op basis van de deelnemerslijst en leg informatiemateriaal per onderwerp klaar. Print routebordjes en parkeerinformatie uiterlijk één dag vooraf, zodat bezoekers de entree direct vinden.
Zet de zaal op volgorde klaar: registratie- en spreektafel, stoelen, tafels, garderoberek en vervolgens koffie- en waterpunten. Houd bij de entree scharen, stiften, presentatiemateriaal en een bijgewerkte deelnemerslijst beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een politie-informatiebijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de zaal en bevestig politievertegenwoordigers en sprekers, zodat je daarna uitnodigingen en aanmeldingen kunt regelen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een politie-informatiebijeenkomst versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vóór de bijeenkomst. Sluit het aanmeldformulier 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je catering, naamkaartjes en de deelnemerslijst definitief kunt maken.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor het klaarzetten van de techniek?: Plan minimaal 60 minuten voor het klaarzetten en testen. Controleer projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer bestel ik de catering voor een politie-informatiebijeenkomst?: Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 werkdagen vóór de bijeenkomst door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.