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Polizei-Infotreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Polizei-Infotreffen braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Saal und eingeladene Gäste. Termin, Programm, Polizeivertreter, Referenten, Anmeldungen und Barrierefreiheit müssen früh zusammenpassen. Später entscheidet sich an Technik, Präsentationen, Namensschildern und Wegweisern, ob der Ablauf ruhig bleibt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle von Eingang, Sitzordnung und Informationsmaterial am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Saal reservieren

  • Vertreter der Polizei bestätigen

    2 Personen

  • Referenten und Themen festlegen

    2 Personen

  • Präsentationen und Materialien anfordern

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln

  • Parkinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik abholen

    2 Personen

  • Informationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saal und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Ton- und Bildtest durchführen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Informationsmaterial ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Polizeipräsentation durchführen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Vorführung begleiten

    3 Personen

  • Diskussionstische moderieren

    6 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Themensessions begleiten

    6 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    3 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zurückgelassene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten und verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen sicher vernichten

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • FlipchartsAnz. 6
  • FlipchartmarkerAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 120
  • TischschilderAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • StifteAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige Polizeivertreter und Referenten frühzeitig, damit Themen, Redezeiten und Präsentationen zusammenpassen.
  • Öffne das Anmeldeformular nicht ohne klare Frist. Erfasse neben den Teilnehmerdaten auch Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit; prüfe die Liste mindestens einmal pro Woche.
  • Sende Parkinformationen zusammen mit der Einladung oder spätestens 7 Tage vor dem Treffen. Ergänze Wegweiser am Eingang, damit verspätete Gäste nicht während des ersten Beitrags nach dem Saal suchen.
  • Prüfe Präsentationen und Technik spätestens am Vortag mit Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Mikrofonen und Lautsprechern. Lege ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und teste den Ton im gesamten Saal.
  • Plane für den Einlass einen Registrierungstisch mit Namensschildern und einer aktuellen Teilnehmerliste. Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher, um Tische, Stühle, Garderobe, Getränke und Informationsmaterial zu kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Polizei-Infotreffen organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal und Programm. Einladungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Treffen verschickt werden.
Wann sollten die Einladungen für ein Polizei-Infotreffen verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht die Saalvorbereitung vor dem Infotreffen?
Plane mindestens 60 Minuten für das Öffnen und die Kontrolle des Saals ein. Für Aufbau, Techniktest und Registrierungstisch sind insgesamt 90 bis 120 Minuten sicherer.
Was muss man bei der Technik eines Polizei-Infotreffens prüfen?
Teste am Vortag Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Verbindung, Mikrofone und Lautsprecher. Lege am Veranstaltungstag zusätzlich mindestens ein Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker griffbereit.

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