Checklist pour organiser une réunion d’information avec la police

Une réunion d’information avec la police demande plus qu’une salle et quelques invitations. Il faut coordonner les représentants de la police, les intervenants, les inscriptions et le matériel de présentation dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs, depuis la date et le programme jusqu’à l’installation de la salle. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, accessibilité, stationnement, badges et vérification de la technique le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle
Confirmer les représentants de la police
2 personnes
Définir les intervenants et les sujets
2 personnes
Demander les présentations et le matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Envoyer les infos de parking
Commander le catering
Réserver la technique
Faire réaliser les imprimés
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Préparer le matériel d'information
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer un test son et image
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Assurer l’ouverture
Assurer la présentation à la police
2 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Accompagner la démonstration
3 personnes
Animer les tables de discussion
6 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer les sessions thématiques
6 personnes
Répondre aux dernières questions
3 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel restant
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Détruire en toute sécurité les informations des participants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 6
Marqueurs pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Pancartes de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Stylosqté 120
Presse-papiersqté 6
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis confirmez les représentants de la police et les autres intervenants. Demandez leurs présentations et leurs besoins techniques au moins 2 semaines avant la réunion.
Ouvrez les inscriptions dès que les invitations sont envoyées. Mettez à jour la liste des participants plusieurs fois par semaine et fixez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires et d’accessibilité.
Ne commandez pas le catering sur une estimation vague : utilisez la liste des inscrits et ajoutez une petite marge. Prévoyez aussi un espace distinct pour l’accueil, les badges nominatifs et les manteaux.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et les microphones avant l’arrivée du public. Vérifiez également que les présentations s’ouvrent correctement sur l’ordinateur utilisé sur place.
Ouvrez la salle assez tôt pour contrôler l’entrée, les panneaux d’itinéraire, les tables et les chaises. Installez la table d’inscription et la table de prise de parole avant de disposer le matériel d’information et les pancartes de table.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une réunion d’information avec la police ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver la salle, confirmer les représentants de la police, recueillir les présentations et gérer les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une réunion avec la police ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la réunion, avec le formulaire d’inscription ouvert au même moment. Prévoyez une relance 7 à 10 jours avant la date limite d’inscription.
Quand commander le catering pour une réunion d’information ?: Passez la commande après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez alors le nombre confirmé de participants et les besoins alimentaires recueillis.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, tester la projection et les microphones, poser les panneaux et préparer l’accueil.

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