Politicologiecongres organiseren: checklist en planning

Een politicologiecongres vraagt meer dan een programma en een paar sprekers. Je moet vroeg starten met de locatie, het thema, de uitnodigingen en de technische eisen van elke sessie. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, presentaties en naamkaartjes. Op de congresdag zelf draait alles om een strakke registratie, gecontroleerde techniek en een zaal die vóór de eerste deelnemer klaarstaat. Gebruik deze checklist als leidraad voor de voorbereiding en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vaststellen
3 personen
Locatie reserveren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Dagvoorzitter vastleggen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht publiceren
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Techniek reserveren
Catering bestellen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma afdrukken
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Techniek uitladen
3 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Podium en spreektafel inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Wifi en stroom controleren
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing geven
2 personen
Registratieteam instrueren
Deelnemers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Congres openen
Keynote begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Parallelsessies openen
4 personen
Parallelsessies ondersteunen
5 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Panelleden ontvangen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval afruimen
3 personen
Avondlezing begeleiden
2 personen
Slotdebat begeleiden
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Registratiemateriaal inpakken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Bedankmails versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Tafelkledenaantal 18
Congresbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pennendozenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisbakken voor recyclingaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Registratie

Registratietafelaantal 2
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 150
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Enveloppenaantal 150
Naamstickersaantal 150

Tips

Leg het programma en thema eerst vast en reserveer daarna de locatie. Plan minimaal 8 tot 12 weken voor het congres ruimte voor sprekers, uitnodigingen en aanmeldingen.
Vraag bij elke spreker uiterlijk 2 weken vooraf de presentatie, technische wensen en korte introductie op. Controleer alle bestanden daarna op de laptop waarmee ze worden vertoond.
Sluit de deelnemersregistratie 5 tot 7 dagen voor het congres af. Print dan de deelnemerslijst, maak naamkaartjes en verwerk dieetwensen in de cateringbestelling.
Test projector, schermen, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels en presentatieklikkers vóór de ontvangst begint. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; die worden bij de opbouw vaak vergeten.
Begin minimaal 2 uur voor de eerste sessie met de zaal. Zet registratiebalie, podium, spreektafel, stoelen, tafels en garderoberekken klaar en controleer daarna de zichtlijnen vanaf de achterste rij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een politicologiecongres organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor een congres met meerdere sprekers. Reserveer de locatie en nodig sprekers in de eerste 2 weken uit, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen in het programma.
Wanneer moet ik de catering voor een politicologiecongres bestellen?: Bestel de catering 7 tot 10 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Houd op de congresdag een actuele deelnemerslijst bij voor onverwachte wijzigingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een politicologiecongres?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en technische controle. Bij een podium, meerdere microfoons en presentaties van verschillende sprekers is 3 uur veiliger.
Wanneer moet ik presentaties van congressprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 2 weken vooraf op en controleer de definitieve bestanden 1 tot 2 dagen voor het congres. Zet alle bestanden ook op één reserve-laptop of USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.