Checklist pour organiser un congrès de science politique

Un congrès de science politique demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du thème à l’installation de la salle. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, présentations, badges, câbles et accueil des participants. Prévoyez une personne responsable de chaque étape pour éviter les décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
3 personnes
Réserver le lieu
Inviter les intervenants
2 personnes
Définir le maître de cérémonie
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le message sur les réseaux sociaux
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la technique
Commander le catering
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager la scène et la table de conférence
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Vérifier le wifi et l’électricité
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le congrès
Animer le keynote
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Ouvrir les séances parallèles
4 personnes
Soutenir les sessions parallèles
5 personnes
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
Accueillir les membres du panel
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
3 personnes
Animer la conférence du soir
2 personnes
Animer le débat de clôture
2 personnes
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Emballer le matériel d’inscription
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer les e-mails de remerciement
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3

Équipement

Projecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 3
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 12
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Nappesqté 18
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Boîtes à stylosqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles de recyclageqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Inscription

Table d'inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 150
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120
Blocs-notesqté 120
Enveloppesqté 150
Étiquettes nominativesqté 150

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires, les sessions, les noms des intervenants et le rôle du maître de cérémonie. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards.
Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 5 jours avant le congrès. Conservez une liste séparée des régimes et allergies pour l’accueil.
Rassemblez les présentations au moins 48 heures avant l’événement et faites un test avec le projecteur, les écrans, les microphones, les câbles HDMI et les ordinateurs portables. Prévoyez une copie de secours sur une clé USB.
Préparez les badges et la liste des participants la veille, en les classant par ordre alphabétique. Pour un accueil fluide, installez le comptoir d’enregistrement au moins 60 minutes avant l’arrivée prévue du public.
Comptez le matériel technique avant le déchargement et après l’installation : rallonges, multiprises, pieds de micro, haut-parleurs et clique de présentation sont faciles à oublier. Gardez deux multiprises et une rallonge de rechange si la salle est grande.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de science politique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander le catering. Avec plusieurs sessions ou un public nombreux, commencez plutôt 3 à 6 mois à l’avance.
Quand envoyer les invitations à un congrès de science politique ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant le congrès, avec le thème, le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant avec les horaires et les informations pratiques.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer les chaises, les tables, la scène, le comptoir d’enregistrement et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones et les présentations.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez un nombre provisoire environ 10 jours avant le congrès, puis confirmez le chiffre final 3 à 5 jours avant. Vérifiez à ce moment les allergies et les régimes alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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