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Checkliste für den Politikwissenschaftskongress

Ein Politikwissenschaftskongress braucht früh eine klare Struktur: Thema, Programm, Referenten und Moderation müssen zusammenpassen. Reserviere die Location, starte die Anmeldung und bestelle Technik sowie Catering mit ausreichend Vorlauf. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Teilnehmerliste, Namensschilder und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag zählen ein aufgebauter Registrierungstresen, getestete Mikrofone und ein vollständiger Rednertisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Thema festlegen

    3 Personen

  • Location reservieren

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Moderation festlegen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beitrag veröffentlichen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik reservieren

  • Catering bestellen

  • Namensschilder entwerfen

  • Programm drucken

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik ausladen

    3 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Bühne und Rednertisch einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

    2 Personen

  • WLAN und Strom prüfen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing geben

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Kongress eröffnen

  • Keynote moderieren

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Parallelsessions eröffnen

    4 Personen

  • Parallelsessions betreuen

    5 Personen

  • Technik während der Sessions bedienen

    2 Personen

  • Panelteilnehmer empfangen

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    3 Personen

  • Abendvortrag begleiten

    2 Personen

  • Abschlussdebatte moderieren

    2 Personen

  • Dankesmoment gestalten

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Registrierungsmaterial einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

  • Dankes-E-Mails versenden

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 18
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Tonmischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 24

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 16
  • KaffeekannenAnz. 8
  • TeekannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 120
  • TischdeckenAnz. 18
  • KongressbannerAnz. 3
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • StiftkästenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Mülleimer für RecyclingAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Registrierung

  • RegistrierungstischAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 150
  • BadgehalterAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • NotizblöckeAnz. 120
  • UmschlägeAnz. 150
  • NamensaufkleberAnz. 150

Tipps

  • Lege Thema und Programm zuerst fest und reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Referentenzusagen und Raumdetails mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei auf Format, Schriftgrößen und eingebettete Videos. Speichere zusätzlich eine Kopie auf einem zweiten Laptop oder Datenträger.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und übermittle die endgültige Zahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Catering-Termin. So lassen sich Sondermahlzeiten einplanen, statt sie am Registrierungstresen improvisieren zu müssen.
  • Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass mit genau den Laptops, die später verwendet werden. Plane dafür mindestens 60 Minuten Aufbau- und Testzeit ein.
  • Baue Registrierungstresen, Namensschilder, Teilnehmerliste und Programm mindestens 45 Minuten vor Beginn auf. Lege Ersatzkabel, Präsentationsklicker und Marker sichtbar bereit, weil diese Kleinteile am häufigsten erst im laufenden Programm fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Politikwissenschaftskongress organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Thema, Location, Referenten und Moderation. Für größere Kongresse oder viele externe Sprecher sind 3 bis 6 Monate Vorlauf realistischer.
Wann sollte man die Einladungen für einen Politikwissenschaftskongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf ungefähr 10 bis 14 Tage vor dem Kongress, damit Teilnehmerzahl, Namensschilder und Catering rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Bühne, Rednertisch, Registrierung und Technik ein. Der eigentliche Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn starten, damit Fehler bei Mikrofonen oder Präsentationen noch behoben werden können.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Bitte alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie am Vortag und lege sie auf dem Präsentationslaptop sowie als Sicherungskopie bereit.

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