Checklist voor een goed georganiseerde poëzievoordracht

Een poëzievoordracht staat of valt met een rustig programma, verstaanbare stemmen en een ruimte waarin bezoekers zich meteen kunnen oriënteren. Leg eerst datum, locatie en dichters vast; werk daarna het programma, de uitnodigingen en de bezoekersregistratie uit. Verzamel teksten, introducties en dieetwensen ruim vooraf. Op de dag zelf draait het vooral om een geteste geluidsinstallatie, een duidelijke podiumplek, comfortabele stoelen en dranken die op tijd koud staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Dichters benaderen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Dichtersgegevens verzamelen
Teksten en introducties verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Techniek testen
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma afdrukken
Naambordjes maken
Dichtersbriefing versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Ruimte controleren
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Podiumplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Programma's klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten

Event

Dichters ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Poëzievoordracht begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes bijvullen
Publieksvragen begeleiden
Pauze aankondigen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Dichters bedanken
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Decoratie

Achtergronddoek
Bloemstukkenaantal 4
Tafellopersaantal 8
Menukaartenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 20

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 6 weken voorbereiding voor het benaderen van dichters, het samenstellen van het programma en het versturen van uitnodigingen. Houd daarna een actuele bezoekerslijst bij, zodat je het aantal stoelen, glazen en cateringporties kunt aanpassen.
Vraag teksten en korte introducties uiterlijk 10 dagen vooraf op. Zo kun je het programma afdrukken, namen controleren en de volgorde nog wijzigen zonder op de avond zelf te improviseren.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en audiokabels minstens 2 uur voor aanvang met iemand die een gedicht voordraagt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen en houd reservebatterijen klaar.
Richt de podiumplek in met spreektafel of krukken, passende verlichting en een achtergronddoek voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer vanuit de achterste rij of elke dichter zichtbaar is en niet wegvalt tegen de achtergrond.
Zet dranken ten minste 2 uur vooraf koud en plaats koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een vaste plek. Neem dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf mee in je boodschappen en zorg dat naamkaartjes en programma's bij de ingang klaarliggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poëzievoordracht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 weken vooraf. Reserveer de locatie, benader dichters en bepaal het programma in de eerste 2 weken; verstuur uitnodigingen daarna zodra datum en programma vaststaan.
Wanneer moet ik de techniek voor een poëzievoordracht testen?: Test de geluidsapparatuur minimaal 2 uur voor aanvang en herhaal de microfoontest met een echte voordracht. Controleer ook verlichting, kabels, stekkerdozen en reservebatterijen voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een poëzievoordracht?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte en de verwachte opkomst.
Wanneer vraag ik teksten en dieetwensen op?: Vraag teksten en introducties uiterlijk 10 dagen vooraf op. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de voordracht, zodat je de boodschappen en catering nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.