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Gedichtvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gedichtvortrag steht und fällt mit einem klaren Programm, verständlicher Technik und einem Raum, in dem sich Publikum und Vortragende wohlfühlen. Lege zuerst Datum und Ort fest, sprich die Dichter an und sammle Texte sowie Einleitungen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Sitzplätzen, Bühne, Licht und Getränken. In den letzten Tagen prüfst du die Besucherliste, druckst das Programm und verschickst das Briefing an die Mitwirkenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Dichter ansprechen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Dichterdaten erfassen

  • Texte und Einleitungen sammeln

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Programm drucken

  • Namensschilder erstellen

  • Dichter-Briefing verschicken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Möbel bereitstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

Event

  • Dichter empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Poetry-Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks nachfüllen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Pause ankündigen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Dichtern danken

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • TischläuferAnz. 8
  • MenükartenhalterAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 20

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • ServierplattenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für jeden Dichter einen festen Auftrittsblock und sammle Texte und Einleitungen spätestens 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, das Programm zu drucken und Übergänge zu prüfen.
  • Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn im aufgebauten Raum. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel griffbereit, statt sie erst beim Soundcheck zu suchen.
  • Stelle die Stühle so auf, dass auch von den hinteren Reihen freie Sicht auf den Bühnenbereich besteht. Ein Rednertisch, Hocker und Mikrofonständer sollten vor dem Eintreffen der Gäste am vorgesehenen Platz stehen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und prüfe die Einkaufsliste 2 bis 3 Tage vor dem Vortrag. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und plane Gläser, Kaffeetassen sowie Serviergeschirr getrennt vom Publikumsbereich ein.
  • Schicke das Dichter-Briefing spätestens 3 Tage vorher mit Reihenfolge, Einlasszeit, Technikhinweisen und Kontaktdaten. Am Veranstaltungstag hältst du die aktualisierte Besucherliste, Namensschilder und gedruckte Programme am Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gedichtvortrag planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Dichter. Ein fertiges Programm mit Texten und Einleitungen sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin vorliegen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Gedichtvortrag verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Vortrag. Bitte um Anmeldungen bis 7 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Namensschilder und Ernährungswünsche einplanen kannst.
Wann muss die Technik bei einem Gedichtvortrag getestet werden?
Baue Tonanlage, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn auf und teste sie im Veranstaltungsraum. Prüfe zusätzlich Licht, Audiokabel, Laptop und Ersatzbatterien, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gedichtvortrag?
Plane für Möbel, Bühnenbereich, Licht, Dekoration und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Getränke und Empfangsmaterial sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.

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