Wat heb je nodig voor een poëziemiddag?

Voor een poëziemiddag heb je meer nodig dan stoelen en teksten. Bezoekers moeten binnenkomen, hun programma vinden, koffie of thee pakken en de voordrachten goed kunnen volgen. Denk daarom aan servies, thermoskannen, tafels, verlichting en materialen voor de ontvangst. Controleer uiterlijk één week vooraf hoeveel dichters, voordragers en bezoekers komen; daarmee bepaal je de juiste hoeveelheden drank, hapjes, stoelen en programma’s.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Kapstokaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemvazenaantal 6
LED-kaarsenaantal 20
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 60

Organisatie

Schrijfmappenaantal 4
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofblikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Ranja - 2 flessen
- Koolzuurvrij water - 4 flessen
- Miniwaterijsjes - 60 stuks
- Volkorenbroodjes - 60 stuks
- Witte broodjes - 40 stuks
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Achterham - 1 kilogram
- Hummus - 1 kilogram
- Roomboter - 500 gram
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilogram
- Kropsla - 4 kroppen
- Kipfilet - 1 kilogram
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute crackers - 6 pakken
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Appels - 60 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Citroenen - 10 stuks
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Keukenpapier - 6 rollen
- Servetten - 200 stuks
- Afvalzakken - 2 rollen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 verpakking
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 6 stuks
- Rubberen handschoenen - 4 paar
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flacons

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per bezoeker bij een middagprogramma van ongeveer 3 uur. Zet daarnaast minimaal 1 waterglas per persoon klaar en vul twee waterkannen voor de ontvangst.
Print per bezoeker één programma en per voordrager één tekstset. Maak daarnaast 10 procent extra exemplaren; bij 40 bezoekers zijn dat 44 programma’s en bij 8 voordragers 9 tekstsets.
Zet voor ontvangst, pauze en voordrachten minstens drie aparte tafels klaar: één aanmeldtafel, één leestafel en één tafel voor koffie, thee en hapjes. Leg klemborden of schrijfmappen bij de aanmeldtafel voor wijzigingen.
Controleer de stroomvoorziening vóór het opbouwen. Plan per koffiezetapparaat of waterkoker een eigen aansluiting waar mogelijk en neem minimaal één verlengsnoer en één stekkerdoos mee als de wandcontactdozen niet naast de leestafel staan.
Vergeet de zichtbaarheid van de voordragers niet. Plaats een spreektafel op de leesplek en gebruik tafellampen als de ruimte niet overal helder genoeg is; test dit voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een poëziemiddag?: Neem één stoel per aangemelde bezoeker, voordrager en begeleider. Bestel of zet daar 10 procent reserve bovenop: voor 40 bezoekers en 8 voordragers heb je dus minimaal 53 stoelen nodig.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een poëziemiddag?: Reken op twee kopjes per persoon voor een programma van ongeveer drie uur. Voor 40 bezoekers en 8 medewerkers of voordragers zijn dat 96 kopjes; controleer ook of je genoeg koffie, thee, melk, suiker en heetwatercapaciteit hebt.
Hoeveel programma's moet ik printen voor een poëziemiddag?: Print één programma per aangemelde bezoeker, plus 10 procent extra voor last-minute gasten en beschadigde exemplaren. Bij 40 aanmeldingen kom je uit op 44 programma’s.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een poëziemiddag doen?: Doe de houdbare boodschappen uiterlijk twee dagen vooraf en haal broodjes, hapjes en gekoelde producten op de dag zelf of één dag eerder. Controleer de volledige boodschappenlijst nogmaals zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur uiterlijk één week voor de poëziemiddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.