Qué necesitas para organizar una tarde de poesía

Una tarde de poesía necesita más que textos y participantes: el público debe encontrar un espacio cómodo, una mesa de recepción clara y bebidas listas desde el primer descanso. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o llevar para preparar café, té, agua y aperitivos, además del mobiliario y el material de lectura. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y revisa la vajilla antes de hacer la compra, porque las tazas y las cucharillas suelen faltar cuando llega el momento de servir.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Percherocant. 2
Papeleracant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 80
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharillascant. 70
Bandejas de servircant. 10
Cucharones de servircant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Lámparas de mesacant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Jarrones de florescant. 6
Velas LEDcant. 20
Arreglos floralescant. 6
Portanombrescant. 60

Organización

Portadocumentoscant. 4
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20

Limpieza

Escobacant. 2
Pala y cepillocant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Ranja - 2 botellas
- Agua sin gas - 4 botellas
- Mini helados de agua - 60 unidades
- Panecillos integrales - 60 unidades
- Bollos blancos - 40 unidades
- Queso joven - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 1 kilogram
- Hummus - 1 kilogramo
- Mantequilla - 500 gramos
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Lechuga iceberg - 4 unidades
- Pechuga de pollo - 1 kilogram
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Manzanas - 60 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Limones - 10 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Papel de cocina - 6 rollos
- Servilletas - 200 unidades
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Guantes de goma - 4 pares
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula 2 vasos y 1 taza de café o té por persona, más un 10 % de reserva. Para una lectura de dos horas, prepara al menos 1 litro de agua por cada 10 asistentes.
Lleva 2 o 3 aperitivos pequeños por persona y confirma las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes separar opciones y evitar comprar comida que algunos invitados no podrán tomar.
Prepara una silla por asistente inscrito y añade 3 o 4 de reserva para quienes lleguen sin inscripción. La mesa de oradores necesita espacio suficiente para los textos, el agua y los portadocumentos.
Revisa con 48 horas de antelación que haya termos, cafeteras, teteras, jarras y neveras portátiles disponibles. Comprueba también que los cables alargadores y las regletas alcanzan los equipos sin cruzar la zona de paso.
Imprime un programa y una acreditación por participante, más 5 copias adicionales para cambios de última hora. Deja los textos ordenados por presentador y prepara portanombres antes de abrir la mesa de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una tarde de poesía?: Calcula 1 litro de agua por cada 10 personas y 2 o 3 bebidas calientes por asistente si el encuentro dura unas 2 horas. Añade un 10 % de margen y llena las neveras portátiles antes de que llegue el público.
¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para una lectura de poesía?: Prepara una silla por persona inscrita y 3 o 4 adicionales. Reserva una mesa de oradores y otra para la inscripción, además de las mesas necesarias para colocar bebidas, platos y aperitivos.
¿Cuándo debo hacer la compra para una tarde de poesía?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Deja el pan, los aperitivos frescos y las flores para el día anterior, y revisa la vajilla y el material impreso 48 horas antes.
¿Qué material de recepción necesito para una tarde de poesía?: Prepara una mesa de inscripción, portanombres, portadocumentos, portapapeles, programas y acreditaciones. Lleva al menos 5 programas extra y coloca todo 30 minutos antes de recibir al primer asistente.

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