Checklist voor een goed georganiseerde poëzieavond

Een poëzieavond staat of valt met een rustig programma, verstaanbare voordrachten en een zaal waarin bezoekers snel hun plek vinden. Bevestig eerst de zaal, dichters en aanmeldingen; werk daarna toe naar techniek, inrichting en ontvangst. Denk niet alleen aan stoelen en koffie, maar ook aan een leesplek, programmastandaards, naambadges en reservebatterijen. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je in de juiste volgorde uitvoert en wat je op de avond zelf controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Optredende dichters bevestigen
Programma en route delen
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Leesplek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen

Event

Dichters ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Poëzieblokken begeleiden
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 3
Waterkaraffenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Decoratieve vazenaantal 6
Kunstbloemenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Naambadgehoudersaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma definitief voordat je het deelt met bezoekers. Bevestig de optredende dichters en stuur daarna programma en route, zodat wijzigingen niet op meerdere plekken blijven staan.
Plan de techniekcontrole vóór de deuren opengaan. Sluit de actieve speaker, audiomixer en draadloze microfoon aan, test de microfoon op de spreekplek en leg reservebatterijen klaar.
Richt de ruimte eerst functioneel in: zet tafels en stoelen neer, maak een duidelijke leesplek en plaats de spreektafel zo dat iedere bezoeker de voordracht kan zien. Controleer daarna pas decoratie en verlichting.
Zet de inschrijftafel klaar met naambadgehouders en controleer de aanmeldingen bij binnenkomst. Verzamel dieetwensen vooraf, zodat je bij koffie, thee en hapjes niet op de avond zelf hoeft te improviseren.
Open de locatie ruim vóór de eerste bezoekers arriveren. Controleer stoelen, geluidsinstallatie, verlichting, koffie, waterkaraffen en hapjes in één ronde en ontvang de dichters voordat je het programma toelicht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poëzieavond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met de zaalreservering, uitnodigingen en bevestiging van dichters. Plan de definitieve programmaversie en het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een poëzieavond?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg ongeveer 10% reserve toe. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte en de verwachte opkomst.
Welke techniek heb ik nodig voor voordrachten?: Gebruik minimaal een actieve speaker, draadloze microfoon en microfoonstandaard; bij meerdere geluidsbronnen ook een audiomixer. Test alles vóór opening en leg reservebatterijen en verlengkabels klaar.
Wanneer zet ik koffie, thee en hapjes klaar?: Zet koffie, thee, water en hapjes ongeveer 15 tot 30 minuten vóór de ontvangst klaar. Gebruik thermoskannen en waterkaraffen, zodat de catering tijdens het programma niet telkens onderbroken hoeft te worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.