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Poetry-Abend organisieren: die komplette Checkliste

Ein gelungener Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, funktionierender Technik und einem Raum, in dem sich Publikum und Auftretende gut orientieren können. Plane zuerst Raum, Einladungen und Programm, danach Anmeldungen, Verpflegung und Ausstattung. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Mikrofon, Beleuchtung, Sitzordnung und Empfang. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit kurz vor Beginn nichts Entscheidendes fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Auftrittsdichter bestätigen

  • Programm und Route teilen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Leseecke einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Dichter empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Poetry-Blocks betreuen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • KaffeekannenAnz. 3
  • WasserkaraffenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktiver SprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • Audiomischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Dekorative VasenAnz. 6
  • KunstblumenAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 10

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Raumbuchung früh und verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Einlasszeit und Programmablauf feststehen. Plane für Rückmeldungen mindestens 7 bis 10 Tage ein.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht nur mündlich. Eine aktualisierte Liste spätestens 3 Tage vor dem Poetry-Abend verhindert fehlende Snacks oder zu wenige Sitzplätze.
  • Teste die komplette Tontechnik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass: aktiver Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Ständer, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien müssen gemeinsam funktionieren.
  • Richte den Raum in dieser Reihenfolge ein: Tische und Stühle, Leseecke, Beleuchtung, Dekoration, Musikanlage und Anmeldetisch. So blockierst du keine Kabel und musst fertige Bereiche nicht wieder verschieben.
  • Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem ersten Programmpunkt bereit. Rechne bei einer zweistündigen Veranstaltung mit mindestens einem Wasserglas pro Person und halte Kannen sowie Servierbesteck griffbereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Poetry-Abend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Einladungen und den auftretenden Dichtern. Die endgültige Programmfolge und die Zahl der Gäste sollten spätestens 3 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Poetry-Abend?
Plane für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 erwarteten Gästen sind daher 42 bis 44 Stühle sinnvoll.
Wann sollte man die Technik für einen Poetry-Abend testen?
Der vollständige Techniktest sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden. Prüfe dabei nicht nur das Mikrofon, sondern auch Lautsprecher, Mischpult, Kabel, Ständer und Ersatzbatterien.
Wie viel Getränke brauche ich für einen Poetry-Abend?
Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Bei 30 Gästen solltest du daher mindestens 60 bis 90 Getränkeportionen vorbereiten und etwas Reserve einplanen.

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