Checklist pour organiser une soirée poésie
Une soirée poésie repose sur un programme précis, une écoute agréable et une technique discrète. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des visiteurs. Prévoyez du temps pour confirmer les poètes, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Le jour même, vérifiez surtout le microphone, l’éclairage, l’espace de lecture et le parcours d’accueil avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la réservation de la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les poètes qui se produisent
Partager le programme en route
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager un espace de lecture
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les poètes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Encadrer les ateliers poésie
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Table de prise de parole
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Pichets à caféqté 3
- Carafes d'eauqté 6
Équipement
- Haut-parleur actifqté 2
- Micro sans filqté 2
- Pied de microphone
- Mixeur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Piles de rechangeqté 8
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Vases décoratifsqté 6
- Fleurs artificiellesqté 12
- Pupitres de programmeqté 6
- Supports de badges nominatifsqté 10
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Couverts de serviceqté 8
- Tire-bouchonsqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Épongesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la salle et les poètes au moins 3 semaines avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le programme, d’envoyer les invitations et de gérer les inscriptions.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Cette information doit être connue avant les courses et la préparation des en-cas.
- Gardez 2 heures pour l’installation sur place : tables, chaises, espace de lecture, décoration, éclairage et comptoir d’inscription. Ne réservez pas ce créneau aux seules vérifications techniques.
- Testez la sonorisation et le microphone avant l’ouverture, puis prévoyez des piles de rechange et des rallonges accessibles. Faites un essai depuis les dernières chaises afin de vérifier que la voix reste compréhensible.
- Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier visiteur : badges, programme, eau, café et thé doivent être disposés au même endroit. Accueillez les poètes au moins 30 minutes avant le début pour revoir l’ordre des lectures.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée poésie ?
- Envoyez-les 3 semaines avant la date prévue, avec l’horaire, le lieu et les modalités d’inscription. Faites une relance 7 jours avant pour obtenir une estimation réaliste du nombre de visiteurs.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée poésie ?
- Prévoyez environ 2 heures pour installer la salle, les chaises, l’espace de lecture, l’éclairage, la décoration et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes pour l’accueil des poètes et la dernière vérification avant l’ouverture.
- Quand confirmer les poètes et le programme ?
- Confirmez les poètes au plus tard 3 semaines avant la soirée. Finalisez ensuite le programme 10 à 14 jours avant afin de pouvoir le partager avec les personnes inscrites et préparer les supports imprimés.
- Que faut-il tester avant le début d’une soirée poésie ?
- Testez le microphone, le mixeur audio, le haut-parleur, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée du public. Faites un essai complet au moins 45 minutes avant le début, avec une personne placée au fond de la salle.
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